А Н А Л І З
обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні державної судової адміністрації України в Сумській області та місцевих загальних судах Сумської області за 2010 рік
На виконання плану роботи територіального управління державної судової адміністрації України в Сумській області проаналізовано стан обліково-статистичної роботи в управлінні та в місцевих загальних судах області за 2010 рік.
За джерела отримання інформації при проведенні даного аналізу було взято: плани роботи управління та місцевих загальних судів області, матеріали за результатами їх виконання (довідки, узагальнення), звітність судів та управління, протоколи колегій та оперативних нарад управління, нормативно-правові акти, що регулюють питання обліку та реєстрації судових справ, а також Методичні рекомендації щодо проведення аналізу обліково-статистичної роботи територіальними управліннями державної судової адміністрації та загальними судами.
У територіальному управлінні та місцевих загальних судах області обліково-статистична робота протягом звітного періоду проводилась згідно з планами роботи управління та судів на даний період, які затверджуються відповідно начальником управління та головами місцевих загальних судів області.
Управлінням в 2010 році здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності судів з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу судів з основної діяльності.
Проведення в місцевих судах перевірок.
В 2010 році було проведено перевірку стану ведення загального діловодства, архівної справи, обліково-статистичної роботи, роботи зі зверненнями громадян у Зарічному районному суді м. Суми, Путивльському районому суді, Охтирському міськрайонному суді Сумської області, здійснено повторні контрольні перевірки за вищевказаними напрямками у Великописарівському та Кролевецькому районних судах Сумської області, надано методичну та практичну допомогу з питань обліково-статистичної роботи у Конотопському міськрайонному та Буринському районному судах.
При вивченні стану організації роботи у судах приділялась увага питанням:
- реєстрації справ і матеріалів;
- веденню судової статистики;
- планування роботи суду;
- складання та ведення номенклатурних справ;
- ведення аналітичної узагальнюючої роботи;
- організації роботи архіву суду;
- роботи з речовими доказами;
- роботи зі зверненнями громадян;
- виконання судових рішень;
- кодифікації законодавства.
В ході перевірок надавалась практична допомога за основними напрямками роботи судів.
В результаті цих перевірок виявлено ряд недоліків. Так, зокрема:
- у Зарічному районному суді м.Суми в деяких обліково-статистичних картках на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення не заповнено п. 30.2 «дата розгляду справи»; відсутня дата видачі виконавчого листа в окремих обліково-статистичних картках за 2010 рік та у всіх обліково-статистичних картках за 2009 рік; п. 64 деяких обліково-статистичних карток на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення заповнено неповно, а саме: не зазначена стаття КК України, сума завданих збитків; в Контрольних журналах судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, заповнюються не всі графи, трапляються порушенняхронології запису надходження справ; в журналі вхідної кореспонденції за 2010 рік не завжди зазначається прізвище, ім’я, по батькові одержувача документа, або замість прізвища ставляться скорочені позначки; в Журналах розгляду судових справ і матеріалів суддею виявлені випадки не заповнення графи 6 «кількість годин за участю у справі народних засідателів». В ході перевірки були встановлені випадки недотримання ч. 4 ст. 106 ЦПК України. Деякі цивільні справи про стягнення аліментів на дитину розглянуті з порушенням строків визначених ст. 157 ЦПК. Виявлені випадки недостовірного облікування показників в формах звітності № 1 та № 3 за 2009 рік.
- у Путивльському районному суді Сумської області в деяких обліково-статистичних картках на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення не заповнено п. 30.2 «дата розгляду справи»; пункти карток містять недостовірні дані (невірно зазначена дата надходження справи до суду, невірно вказано дату постанови за результатами попереднього розгляду); в окремих обліково-статистичних картках на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення були виявлені великі розбіжності між датою призначення справи до розгляду (п. 26.1)та датою розгляду справи (п. 30.2); записи в Контрольних журналах судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді ведуться не в хронологічному порядку; в обліково-статистичних картках на справу в порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, на кримінальну справу щодо звільнення осіб від кримінальної відповідальності, на справу за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора або скаргою на їх дії, на цивільну справу наказного та окремого провадження, а також обліково-статистичних картках на справу про адміністративне правопорушення за 2009 рік не зазначено архівний номер та дату передачі справи в архів суду; в результаті огляду обліково-статистичних карток на цивільну справу наказного провадження встановлені випадки порушення ст. 104 ЦПК України; виявлено, що і в підсистемі «Судова статистика», і в звіті за формою № 3 за 2009 рік по жодній справі про адміністративні правопорушення, які розглянуті судом за ст. 51 КУпАП, не заповнено п. 27 «матеріальні збитки», тому показники звіту за формою № 3 за 2009 рік не відповідають дійсності; виявлено порушення при здійсненні контролю за правильним та своєчасним виконанням постанов суду по деяким справам про адміністративні правопорушення; виявлено випадки порушення термінів при розгляді цивільних справ позовного провадження; показники в звітах про стан здійснення правосуддя за 2009 рік не відповідають дійсності (в графі 2 розділу 2; графі 5 розділу 8; розділі 5 форми звіту № 1; графах 11, 12 підрозділу 1.1., графі 2 підрозділу 3.1., рядку 47 підрозділу 2.2 форми звіту № 2-Ц).
За результатми перевірки голові Путивльського районного суду рекомендовано прийняти заходи дисциплінарного впливу до виконавців форм звітності № 1, № 2-Ц, № 3 2009 рік.
- в Охтирському міськрайонному суді на 2010 рікне було запланованопроведення занять з працівниками суду, які відповідають за ведення судової статистики та складання статистичних звітів; роботу секретарів судових засідань по веденню Журналів судових засідань, секретарів суду, а також працівників канцелярії суду по веденню обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків перевіряють тільки помічники суддів (згідно довідок про перевірки за 2010 рік);в обліково-статистичних картках на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення за 2010 рік відсутні дати видачі виконавчих листів; деякі кримінальні справи, які станом на день перевірки розглянуті по суті, призначені до розгляду з порушенням строків ст.ст. 241, 256 КПК України; є випадки відсутності в матеріалах позовних заяв поштових відправлень із зворотною розпискою про одержання позивачем (заявником) копій ухвал про повернення позовної заяви; в обліково-статистичних картках на цивільну справу окремого провадження за 2010 рік відсутня дата набрання рішенням законної сили; в Контрольних журналах судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, не завжди ставиться дата передання справи судді, дата розгляду справи або дата і наслідки розгляду справи, в Контрольних журналах за 2008-2009 роки не внесено записи про нові номери перереєстрованої справи або матеріалу, що були нерозглянуті на кінець року; в суді трапляються випадки порушення п. 16.7.13 та п. 16.7.2 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.2006 р. № 68 зі змінами та доповненнями.
В Конотопському міськрайонному суді було проведено вивчення організації ведення обліково-статистичної роботи з метою надання методичної та практичної допомоги. Встановлені наступні недоліки в даному напрямку роботи: в обліково-статистичних картках на цивільну справу окремого, позовного, наказного провадження заповнюються не всі пункти; існують розбіжності по датам надходження деяких заяв (справ) між журналом вхідної кореспонденції та обліково-статистичними картками.
В Буринському районному суді при проведенні методичної допомоги з питань обліково-статистичної роботи виявлено, що на всі обліково-статистичні картки по справам щодо стягнення соціальної допомоги «Дітям війни» на ксероксі виготовленийшаблон з заповненими загальними пунктами, внаслідок чого не можна розібрати дату прийняття канцелярією суду справи після її розгляду; судові справи після їх розгляду повертаються до канцелярії суду несвоєчасно, а ті, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, несвоєчасно передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках; кодифікаційна робота ведеться неналежним чином.
Реалізація матеріалів перевірок.
Результати перевірок обговорювалися на місцях за участю суддів та працівників апарату суду, а також на оперативних нарадах територіального управління державної судової адміністрації України в Сумській області 23.06.2010, 29.12.2010 . Довідки про результати таких перевірок надіслані головам судів для вивчення та обговорення, а також для усунення виявлених недоліків у встановлений територіальним управлінням термін.
В 2010 році проведено контрольні перевірки організації роботи Великописарівського та Кролевецького районних судів. Головами судів була проведена робота по усуненню недоліків, на які було вказано в ході попередніх перевірок. В той же час деякі питання ще потребують доопрацювання.
Згідно з штатним розписом в секторі організаційного забезпечення діяльності судів, органів суддівського самоврядування, судової статистики та правової роботи ТУ ДСА України в Сумській області працює чотири спеціаліста, всі вони мають вищу юридичну освіту. Троє зі спеціалістів сектору були прийняті на роботу до управління в 2007 році, один – у 2008.
В місцевих загальних судах області не всі працівники апаратів судів, які займаються первинним обліком і складанням звітності про стан здійснення судами правосуддя, мають вищу юридичну освіту – це, звичайно, є суттєвим недоліком. Однак, слід зазначити, що ці працівники мають значний досвід роботи в судах, тривалий час працюють на різних посадах апарату суду.
Організація підвищення кваліфікації працівників.
07 грудня 2010 року з відповідальними працівниками за обліково-статистичну роботу в судах проведений семінар на тему: "Обліково-статистична робота та підготовка до складання річних звітів про стан здійснення судочинства», де розглядалась методика складання звітів про розгляд справ у порядку кримінального, цивільного, адміністративного судочинства, порядок заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу тощо. Окремим питанням розглядалось адміністрування КП «ДЗС».
21 грудня 2010 року був проведений поглиблений семінар з головними спеціалістами з ІТ на тему "Навчання по роботі з комп’ютерною програмою "Діловодство загального суду".
Протягом року спеціалістами сектору надавалась консультативна допомога в телефонному режимі з питань, які стосуються ведення діловодства, архівної справи; роботи по зверненню громадян; складанню піврічних та річних форм звітності, форм звітності №№ 1-ОП, 1-Л, 2-вп, встановлення індексів для вірної реєстрації та обліку судових справ, заповненню обліково-інформаційних карток та карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та з інших питань обліково-статистичної роботи.
Крім того, з судами постійно велось листування з питань організації діловодства та судової статистики: щодо своєчасного направлення до територіального управління карток на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, щодо здачі звітів, щодо користування електронною поштою та з інших питань. Надавались роз’яснення на запити судів з тих чи інших проблемних питань, які виникали при веденні обліково-статистичної роботі, діловодства, тощо.
Аналітична робота, проведена спеціалістами з судової статистики.
Місцевими загальними судами Сумської області за дорученням територіального управління ДСА України було проаналізовано стан обліково-статистичної роботи за результатами звітного періоду 2010 року в порівнянні з аналогічним звітним періодом 2009 року.
Підвищення рівня обліково-статистичної роботи відмічають всі суди, проте це не завжди підтверджується при проведенні перевірок вказаного напрямку роботи в судах.
Відповідно до плану роботи територіального управління державної судової адміністрації України в Сумській області проаналізовані плани роботи місцевих загальних судів області на 1 півріччя 2011 року. Перевірені плани робіт містять всі необхідні основні розділи та реквізити, грифи затвердження та підписи про ознайомлення.
У всіх судах запланована перевірка роботи канцелярії суду з різних питань (заповнення документів первинного обліку, правильності ведення журналів, формування судових справ тощо). Планується навчання працівників суду; темами занять є розгляд положень Інструкції з діловодства, норми законодавства, первинний облік справ, порядок передачі справ до архіву тощо.
Також заплановано ведення роз’яснювальної роботи через ЗМІ або на зустрічах з учнями.
Майже всі суди планують роботу по оновленню своєї сторінки на веб-сайті «Судова влада України». В той же час, на сайті практично відсутня інформація щодо діяльності суду (крім реквізитів по сплаті держмита, ПІБ керівництва та наявності вакансій). Актуальну інформацію розміщують лише Білопільський, Зарічний, Краснопільський, Недригайлівський та Сумський суди (частково – Охтирський та Шосткинський).
Існують і недоліки, допущені при складанні планів робіт. Так, наприклад, деякі суди формально підходять до оформлення планів - до цього часу здійснюють посилання на недіючий закон «Про статус суддів» (Шосткинський, Роменський, Конотопський міськрайсуди, Лебединський Буринський, Липоводолинський районні суди).
Плани судів, в яких допущені помилки, повернуті їм для доопрацювання та виправлення недоліків.
Комп’ютерна обробка звітів і карток на особу, стовно якої розглянуто кримінальну справу
Сектор організаційного забезпечення діяльності судів, органів суддівського самоврядування, судової статистики та правової роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області повністю забезпечено комп’ютерною технікою, встановлено всі необхідні програмно-технологічні засоби для обробки та формування звітів і карток. Оновлення за програмами проводяться вчасно.
Приймання територіальним управлінням ДСА України звітів про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами області за 2010 рік
Звіти про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами області за 2010 рік приймалися управлінням відповідно до затвердженого графіка в період з 04.01.2011 року по 13.01.2011 року.
Звіти судів за звітний період складались за допомогою підсистеми ведення інформації по судовій справі „Судова статистика”, яка дозволяє вводити інформацію по картках на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, по справах про адміністративні правопорушення, частково по кримінальних, цивільних і адміністративних справах. Всіма місцевими загальними судами області інформація по картках на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та по справах про адміністративні правопорушення, в цьому звітному періоді, як і в попередніх, вводилась повністю (100 %).
Деякі місцеві загальні суди, зокрема Зарічний та Ковпаківський районні в м. Суми, Глухівський міськрайонний, Путивльський та Тростянецький районні суди з метою полегшення своєї роботи з учасниками процесу та при складанні статистичної звітності вводили також до підсистеми інформацію по цивільним та адміністративним справам.
У ході приймання звітів за 2010 рік мали місце логічні та технічні помилки, допущені при складанні звітів місцевими загальними судами:
- № 1 «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку кримінального судочинства» Середино-Будського районного суду (нерівняння показників форми з показниками форми № 1-ОП), Буринського районного суду (недостовірне облікування показника в графі 9 «конфіскація майна» розділу 3 та справ, повернутих прокурору у порядку статті 232 КПК України), Лебединського районного суду (нерівняння показників форми з показниками форми № 1-ОП), Роменського міськрайонного суду (нерівняння показників форми з показниками форми № 1-ОП), Шосткинського міськрайонного суду (недостовірне облікування показників в розділі 3), Охтирського міськрайонного суду (нерівняння показників форми з показниками форми № 1-ОП), Ковпаківського районного суду м. Сум (невідповідність осіб, облікованих в розділі 1 карткам та талонам на особу, стовно якої судом розглянуто кримінальну справу; невірне облікування кількості осіб, щодо яких справи знаходяться в суді за вчинення злочину у складі організованої групи);
- № 1-Л «Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 209-1, 306 КК України» Охтирського міськрайонного та Ковпаківського районного суду м. Сум (неправильне облікування показників в розділах 1 та 2);
- № 1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ» Охтирського міськрайонного суду (в розділі 2 показники за рік менші ніж показники за 9 місяців 2010 року);
- № 2-Ц «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку цивільного судочинства» - невірне облікування показників довідки до звіту в звітах Липоводолинського, Середино-Будського, Буринського, Путивльського, Тростянецького районних та Конотопського міськрайонного судів; невірне облікування кількості суддів згідно з відповідною Мережею суддів в звіті Буринського районного суду; в підрозділі 1.2 Конотопського міськрайонного суду не було обліковано показники в графі 8; в підрозділі 2.2. звіту Липоводолинського районного суду не були обліковані суми пред’явлені до стягнення та присуджені до стягнення по справам позовного провадження зі спорів про право власності та інші речові права, а в звіті Сумського районного суду - в справах зі спорів, що виникають із договорів позики, кредиту, банківського вкладу; невірно обліковані показники в інформації про розгляд місцевими загальними судами справ цивільного судочинства, які виникають з приводу соціальних виплат, соціальних послуг, допомоги, захисту, пільг, речового майна, пайків або грошової компенсації замість них Ямпільського та Кролевецького районного судів;
- № 2-А «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку адміністративного судочинства» - в зв’язку з недостатнім вивченням Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ; відсутністю виконавця на семінарі з питань обліково-статистичної роботи та підготовки до складання річних звітів про розгляд місцевими загальними судами області судових справ і матеріалів, яке проводило територіальне управління напередодні звітного періоду; маючи невеликий стаж роботи у суді, а також відсутність вищої юридичної освіти, виконавцем Липоводолинського районного суду було обліковано дві справи в рядках 1 та 19 розділу (категорія адміністративних справ, яка розглядається лише окружним адміністративним судом, територіальна юрисдикція якого поширюється на м. Київ) замість рядків 20 та 83 цього ж розділу. Територіальним управлінням від 10.02.2011 року за вихідним номером № 02-297 на ім’я в.о. голови вказаного суду було направлено листа щодо прийняття заходів дисциплінарного впливу до виконавця форми звіту № 2-А за 2010 рік;
- № 3 «Звіт про розгляд судами справ про адміністративні правопорушення та щодо осіб, які притягнуті до адміністративної відповідальності» - в розділі 1 Середино-Будським районним судом невірно було обліковано розмір заподіяної та відшкодованої матеріальної шкоди, установленої судом за ст. 51 КУпАП, а також не заповнено показники в довідці до розділу 1;
- № 4 «Звіт щодо звернення до виконання рішень судів у частині майнових стягнень» - невірне облікування виконавчих листів щодо конфіскації майна засуджених осіб в розділі 1 звіту Середино-Будського районного суду; невірно обліковані показники в рядках розділу 2 Середино-Будського та Буринського районних судів; при складанні розділу 3 виконавцями Середино-Будського, Білопільського районних та Шосткинського міськрайонного судів було невірно вибрано форму власності, якій завдано шкоду.
В картках на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, були допущені помилки при заповненні: пункту картки «Заняття» (виконавцями Лебединського, Путивльського, Сумського, Охтирського, Конотопського, Липоводолинського, Тростянецького місцевих загальних судів); пункту 14 «Злочин вчинено» (виконавцями Лебединського, Сумського районних та Глухівського міськрайонного судів); пункту 19 «Призначене покарання» (виконавцем Шосткинського міськрайонного суду); в пункті 20 «Додаткове покарання» картки (виконавцями Путивльського, Лебединського, Краснопільського районних, а також Шосткинського, Охтирського та Глухівського міськрайонних судів не було зазначено п.п. 4 «конфіскація майна»).
Стан роботи з картками на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, можна визнати задовільним: картки в 2010 році заповнювалися секретарями, консультантами, помічниками суддів або керівниками апарату судів майже одразу ж після винесення судового рішення; надсилались в паперовому вигляді до територіального управління кожного місяця до 10 числа. Спеціалістом із судової статистики територіального управління з місцевими та апеляційним загальними судами області раз на квартал проводиться звірка повноти надходження карток, про що складаються відповідні акти.
Проте, зазначені вище помилки свідчать про низький рівень вивчення виконавцями Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 № 55 (із змінами), Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 № 87), Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ, а також кодексів. Не всі голови судів приділяють обліково-статистичній роботі суду належну увагу, зокрема в деяких судах дуже рідко проводяться або майже не проводяться заняття по вивченню зазначених інструкцій, а також заняття по тих чи інших питаннях обліково-статистичної роботи (про що свідчать плани робіт), особливо напередодні звітних періодів. Через що, нерідко, виконавці звітів не розуміють сам механізм складання звітності та облікування тих чи інших показників в розділах форм звітів (Липоводолинський, Білопільський районні суди).
Також треба звернути увагу на те, що негативно на стан обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах області в 2010 році впливав низький рівень забезпеченості судів комп’ютерною технікою, а також непрофесіоналізм та недосвідченість секретарів суду, призначених на цю посаду в 2010 році.
Пропозиції і рекомендації
З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної, аналітичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:
1. Довести до відома працівників місцевих судів перелік допущених під час складання статзвітів помилок, рекомендувати здійснити їх обговорення на оперативних нарадах працівників судів та надати пропозиції щодо переліку питань, які необхідно винести територіальному управлінню на семінарські заняття з питань судової статистики.
2. Проводити додаткові навчання із працівниками апарату суду щодо ведення діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку.
3. Звернути увагу на своєчасність направлення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, до територіального управління та в електронному вигляді – до апеляційного суду області.
4. При плануванні основних напрямків діяльності суду приділити увагу перевірці роботи канцелярії суду з питань обліково-статистичної роботи;
5. Вживати заходів дисциплінарного впливу до осіб, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної роботи.
Начальник
територіального управління
державної судової адміністрації
України в Сумській області М.І.Логвиненко
_03_03.png)
