Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
А Н А Л І З
стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Сумській області та місцевих загальних судах Сумської області у першому півріччі 2011 року
Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України та на виконання плану роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області (далі – управління), сектором організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та правової роботи (далі – сектор) проаналізовано стан обліково-статистичної роботи в управлінні та в місцевих загальних судах області за перше півріччя 2011 року.
За джерела отримання інформації при проведенні даного аналізу було взято: плани роботи управління та місцевих загальних судів області, матеріали за результатами їх виконання (довідки, узагальнення), звітність судів та управління, аналізи стану обліково-статистичної роботи місцевих загальних судів, протоколи колегій та оперативних нарад управління, нормативно-правові акти, що регулюють питання обліку та реєстрації судових справ, а також Методичні рекомендації щодо проведення аналізу обліково-статистичної роботи територіальними управліннями державної судової адміністрації та загальними судами.
Управлінням в першому півріччі 2011 року здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності судів з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу судів з основної діяльності.
Вивчення організації роботи суду
З метою належної організації діловодства в місцевих загальних судах, в тому числі ведення обліково-статистичної роботи, спеціалістами сектору у першому півріччі 2011 року відповідно до плану роботи управління проведено вивчення стану організації роботи з зазначених питань у Ковпаківському районному суді м. Суми, Ямпільському районному суді, проведено контрольну перевірку організації роботи Зарічного районного суду м.Суми.
При вивченні стану організації роботи у судах приділялась увага питанням реєстрації справ і матеріалів, веденню судової статистики, планування роботи суду, підвищення кваліфікації працівників суду, складання та ведення номенклатурних справ, організації та контролю за веденням архівної справи суду, ведення аналітичної узагальнюючої роботи, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.
В цілому реєстрація справ та матеріалів, що надходять до судів області, здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06 2066 зі змінами та доповненнями., Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів від 05.06.2066 зі змінами та доповненнями.
Однак, деякі помилки все ж мають місце. Найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку є:
- неналежне ведення реєстраційних журналів (відсутність підпису особи, яка отримала документ, дати отримання тощо);
- неналежне оформлення номенклатурних справ, судових справ (порушення хронології, відсутність довідкового листа);
- неповнота заповнення реквізитів обліково-статистичних карток, карток обліку сум шкоди, завданої злочином;
- несвоєчасне надіслання сторонам копії рішення суду по справі;
- іноді показники, обліковані у звітах, не відповідають дійсності.
В ході перевірок надавалась практична допомога за основними напрямками роботи судів.
Результати перевірок обговорювалися на місцях за участю голови суду, керівника апарату суду, суддів та працівників апарату суду, а також на оперативних нарадах управління. Довідки про результати таких перевірок надіслані головам судів для вивчення та обговорення, а також для усунення виявлених недоліків у встановлений територіальним управлінням термін.
28 квітня 2011 року проведено засідання колегії територіального управління. В засіданні колегії брали участь голови судів та керівники апарату судів.
На засіданні було затверджено новий склад колегії управління; обговорено взаємодію територіального управління з судовими установами Сумської області відповідно до ЗУ «Про судоустрій і статус суддів» та Положення про ТУ ДСА України; заслухані результати перевірки територіального управління Контрольно-ревізійним управлінням в Сумській області; обговорено організацію договірної роботи.
Окремим питанням розглядалось проведення вивчення організації діяльності роботи судів. Враховуючи рекомендації ДСА України та досвід роботи в цьому напрямку інших територіальних управлінь, вивчення організації діяльності судів буде проводитись більш детально. Головам судів та керівникам апарату судів надісланий примірний план перевірок до відома.
Кадрове забезпечення
Згідно з штатним розписом в секторі організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та правової роботи ТУ ДСА України в Сумській області працює чотири спеціаліста, всі вони мають вищу юридичну освіту та прийняті на роботу до управління в 2007 році.
В місцевих загальних судах області не всі працівники апаратів судів, які займаються первинним обліком і складанням звітності про стан здійснення судами правосуддя, мають вищу юридичну освіту – це, звичайно, є суттєвим недоліком. Однак, слід зазначити, що ці працівники мають значний досвід роботи в судах, тривалий час працюють на різних посадах апарату суду.
Організація підвищення кваліфікації працівників
27 травня 2011 року зі спеціалістами з інформаційних технологій місцевих загальних судів було проведено семінарське заняття з підвищення навичок при користуванні програмою «ДЗС».
В свою чергу, спеціалістами з інформаційних технологій в судах проводились практичні заняття з працівниками апарату суду, на яких детально розглядалась робота з КП «ДЗС».
На жаль, недостатнє фінансування кошторисних призначень на відрядження не дало змоги виконати заплановані управлінням заходи щодо проведення семінарів зі спеціалістами з судової статистики напередодні складання звіту.
З метою належного виконання вимог статті 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» щодо впровадження систем електронного документообігу у судах в Державній судовій адміністрації України відкрито комп’ютерний клас. Місцеві загальні суди Сумської області надали заявки на проходження навчання працівників апарату суду по вказаній програмі, проте, внаслідок відсутності коштів на відрядження вказане навчання не відбулось. Територіальне управління Державної судової адміністрації України в Сумській області звернулось з проханням до Державної судової адміністрації України про перерозподіл асигнувань в межах кошторисних призначень з метою включення спеціалістів судів в графік проходження навчання на друге півріччя 2011 року (лист ТУ ДСА № 04-1072 від 30.05.2011).
Протягом півріччя спеціалістами сектору надавалась консультативна допомога в телефонному режимі з питань, які стосуються ведення діловодства, архівної справи; роботи по зверненню громадян; складанню піврічних та річних форм звітності, форм звітності №№ 1-ОП, 1-Л, встановлення індексів для вірної реєстрації та обліку судових справ, заповненню обліково-інформаційних карток та карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та з інших питань обліково-статистичної роботи.
Крім того, з судами постійно велось листування з питань організації діловодства та судової статистики: щодо своєчасного направлення до територіального управління карток на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, щодо здачі звітів та з інших питань. Надавались роз’яснення на запити судів з тих чи інших проблемних питань, які виникали при веденні обліково-статистичної роботи, діловодства тощо.
Аналітична робота, проведена спеціалістами з судової статистики.
Місцевими загальними судами Сумській області за дорученням управління було проаналізовано стан ведення обліково-статистичної роботи за результатами піврічного звітного періоду - за перше півріччя 2011 року.
Підвищення рівня обліково-статистичної роботи відмічають всі суди, проте це не завжди підтверджується при проведенні перевірок вказаного напрямку роботи в судах.
Відповідно до плану роботи територіального управління державної судової адміністрації України в Сумській області проаналізовані плани роботи місцевих загальних судів області на 2 півріччя 2011 року.
У всіх судах запланована перевірка роботи канцелярії суду з різних питань (заповнення документів первинного обліку, правильності ведення журналів, формування судових справ тощо).
Планується навчання працівників суду; темами занять є розгляд положень Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, норми законодавства, первинний облік справ, порядок передачі справ до архіву тощо.
Робота з організації обліково-статистичної роботи планується з урахуванням її стану в суді та якості поданих форм звітності. До плану включаються заходи по вивченню методичних рекомендацій та інструктивного матеріалу з питань обліково-статистичної роботи, звітів, а також надання практичної допомоги, проведення перевірок, тощо. Окремими пунктами виділено роботу працівників апаратів судів з комп’ютерною програмою «Документообіг загальних судів».
Відповідно до планів в судах багато уваги приділяється аналітиці – проводяться аналітичні дослідження з наступних питань: стану якості відправлення та здійснення правосуддя з визначенням динаміки у порівнянні з аналогічним звітним періодом; якості заповнення суддями карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи та вироки (постанови, ухвали) щодо яких набрали законної сили; помилок, допущених судом під час складання звітів; залишків судових справ, не розглянутих на початок звітного періоду та інше.
З метою підвищення кваліфікації працівників апарату суду, їх майстерності, в судах розроблено систему заходів, які поєднують використання різних форм та методів навчання: участь у семінарських заняттях, проведених ТУ ДСА; проведення виробничих навчань з суддями, помічниками суддів та секретарями судових засідань з процесуальних питань; проведення круглих столів по обговоренню проблемних питань, які виникають в роботі суду.
Оскільки якість та достовірність статистичних звітів залежить не тільки від роботи осіб відповідальних за складання звітів, а й від роботи суддів та працівників апарату суду в цілому, то в судах планується та проводиться перевірка роботи працівників апарату суду, а саме: перевірки роботи секретарів судового засідання по дотриманню строків здачі справ до канцелярії та ведення журналів розгляду судових справ та матеріалів суддею; перевірки роботи помічників суддів щодо ведення контрольних журналів справ та матеріалів, переданих для розгляду судді; перевірка стану виконання вироків суду; перевірка направлення справ до апеляційної інстанції тощо.
Акти перевірок розглядаються на оперативних нарадах з суддями та працівниками апарату суду, обговорюються всі допущені порушення та звертається увага працівників суду на недопустимість порушення виконавської дисципліни, приймаються заходи щодо вдосконалення роботи суду.
Також заплановано ведення роз’яснювальної роботи через ЗМІ або на зустрічах з учнями .
Комп’ютерна обробка звітів і карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу.
Станом на 01.07.2011 року місцеві загальні суди Сумської області забезпечені комп’ютерами у кількості 230 шт., з урахуванням 43 шт. морально застарілих (тобто комп’ютери, частота центрального процесору яких менша за 500 MHz), відсоток забезпечення становить лише 35,38% від потреби. За перше півріччя 2011 р. надано судам 28 комп’ютерів. Залишається потреба в 420 комп’ютерах та заміні морально застарілих більш новими.
Дані цифри говорять про те, що забезпеченість загальних місцевих судів Сумської області є недостатньою.
Частина техніки протягом часу підпадає під критерії морально застарілої та не підлягає ремонту в разі необхідності, тоді, як програми, які застосовуються при роботі в судах, потребують техніки з більш високими параметрами. Запровадження нового програмного забезпечення в загальних судах «Діловодство загального суду» потребує забезпеченості персональними комп’ютерами всіх етапів провадження діловодства.
Станом на 01.07.2011 року в судах використовується 20 серверів, що знаходяться на балансах судів, 21 поштовий сервер НР, що був наданий на всі суди ДП «Інформаційні судові системи» та 21 маршрутизатор Cisco 2811. На даний час (станом на 10 серпня 2011) локальна мережа, яка відповідає стандартам ANSI/EIA/TIA 568 B Cat.5e функціонує в десяти судах (Глухівський, Зарічний, Ковпаківський, Конотопський, Охтирський, Шосткинський, Липоводолинський, Білопільський, Буринський, Тростянецький). На даний час проводиться робота по побудові локальних мереж, що відповідають стандарту ANSI/EIA/TIA 568 B Cat.5e в інших судах Сумської області. Для налагодження мережі в 1 півріччі 2011 р. судам надано п'ятнадцять 24-портових комутаторів.
До мережі Інтернет підключені всі місцеві загальні суди Сумської області.
Сектор організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та правової роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області повністю забезпечено комп’ютерною технікою, встановлено всі необхідні програмно-технологічні засоби для обробки та формування звітів і карток. Оновлення за програмою «Документообіг загальних судів» проводиться вчасно.
Приймання територіальним управлінням ДСА звітів про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами області за перше півріччя 2011 року
Звіти про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами області за перше півріччя 2011 року приймалися управлінням відповідно до затвердженого графіка в період з 01.07.2011 року по 11.07.2011 року.
Формування та перевірка звітів судів за звітний період виконувалось за допомогою комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів» (далі – «ДЗС»), яка, відповідно до вимог чинного законодавства, запроваджена в судах з початку року. Кожному працівнику апарату суду, згідно його функціональних обов’язків, було надано право доступу до автоматизованої системи документообігу «ДЗС».
Як відомо, основним завданням автоматизації є зменшення участі людини в процесі отримання та використання інформації та підвищення продуктивності праці, покращення якості результату.
На жаль, недосконалість системи «ДЗС» не дозволяє в повній мірі використовувати її за призначенням.
Працівники судів в основному навчались працювати з системою на практиці, отримуючи інформацію від спеціаліста з інформаційних технологій та спілкуючись з працівниками інших судів на форумі працівників судів. Програма не має навчальних матеріалів, а функція «Допомога» є на сьогоднішній день символічною, так як містить застарілі роз’яснення, які не відповідають новим оновленням програми, тобто взагалі не придатні для використання в роботі з програмою. Певна документація, яка все ж існувала і до якої можна було б звернутися при виникненні питань або труднощів під час роботи з програмою, була малозрозумілою для рядового користувача в суді. Крім того, програма не є досконалою, на протязі півріччя постійно здійснювались оновлення, після яких часто зникали деякі введені раніше дані.
Головною проблемою КП «ДЗС» в судах була складність її використання. Основний тягар роботи із системою лягав на всіх працівників апаратів судів (суддів, помічників, секретарів, консультантів, тощо).
На момент здачі піврічної звітності в судах значною кількістю функцій програми не вдалось скористатись.
Так, по-перше, було забезпечено максимальне введення обліково-статистичних карток по всім категоріям справ. Разом з тим, деяка частина даних з самого початку не могла бути внесена до програми через її недоробки або доводилось вносити інформацію «заднім числом» після виходу нових версій програми.
По-друге, був забезпечений електронний підпис судових рішень у програмі, але по причині численних змін у алгоритмі підпису в різних версіях програми, контролювати процес надходження рішень до ЄДРСР було важко та незручно. Частково це питання вдалось вирішити у другій половині першого півріччя з виходом нових версій. Але ефективних вбудованих інструментів, наприклад, звітності щодо підпису у розрізі суддів та категорій справ, механізму підтвердження отримання рішення ЄДРСР, як це було у КП «Паром», КП «ДЗС» не містить. Для підрахунку та контролю цих показників доводиться робити вибірки по фільтрам.
По-третє, отримати статистичну інформацію з КП «ДЗС» досить складно, адже для цього передусім повинні коректно працювати автоматичні форми звітності, а їх доопрацюванням розробники зайнялись лише у період складання піврічної звітності (і до задовільного стану так і не довели). У зв’язку з систематичними запитами з приводу статистичних даних, які надходять на адресу судів від державних органів та навіть від фізичних осіб (нове законодавство передбачає право кожної людини звернутись до суб’єкта владних повноважень з таким запитом), ця функція є вкрай необхідною. Для отримання необхідних статистичних даних доводиться знов повертатись до MS Office «Excel», попередньо зробивши вибірки в КП «ДЗС» по фільтрам.
По-четверте, піврічну звітність по вищенаведеним причинам (доопрацювання форм звітності розробниками було розпочато лише в період здачі звітів) прийшлось рахувати у «напівавтоматичному» режимі, при цьому КП «ДЗС» була задіяна більш як джерело даних, ніж програма для розрахунку судової статистики:
· більш-менш автоматично була розрахована лише форма «3», яка на момент здачі містила найменшу кількість помилок; по формам 1, 1-ОП, 4 деякі дані можливо було взяти з автоматичних форм, дуже багато помилок в них так і залишилися не виправленими до моменту здачі звітності; інші показники розраховувались за допомогою фільтрів або вручну;
· по формам 2-А, 2-Ц КП «ДЗС» виявилася практично безпорадною – вбудовані автоматичні форми містили таку кількість помилок, що скористатися ними було неможливо. Вийти з положення дозволило використання функції експорту до MS Office «Excel», в якому звіт 2-А практично і було розраховано. Для цього було відповідно налаштовано колонки у КП «ДЗС» (адже майже всі необхідні дані були занесені у програму) та виконано експорт у «Excel», засобами якого (фільтри, автофільтри, зводні таблиці, тощо) були вирахувані показники. Звіт 2-Ц повністю був розрахований вручну;
· інші форми звітів рахувалися у ручному режимі;
· окрему проблему склало питання логічного контролю вже складених звітів. Розробники КП «ДЗС» виправили умови логічного контролю до дієздатного стану практично у день складання піврічної звітності. Тому більшою частиною звіти перевірялись в КП «Атлант», а потім переносились до КП «ДЗС»;
· незручним і недоробленим залишався механізм передачі КО та звітів до ТУ ДСА та апеляційної інстанції. На відміну від КП «Атлант», автоматичного механізму передачі КО реалізовано так і не було. Приходилось робити ручний експорт-імпорт і пересилати у архівах. Постійно виникали проблеми з несумісністю версій (так, лише за період здачі вийшло до 5 версій з доробками).
Використання програми «Атлант» у судах завершується. Поряд з цим, підтримка програми здійснюється у повному обсязі. Працює як серверна частина, так і усі клієнти, що були встановлені раніше. Це пов’язано з накопиченням великої кількості обліково-статистичних даних в ній, адже на протязі двох попередніх років засобами КП «Атлант» велися КО та звітність, а також знаходиться актуальна інформація про рух справ в апеляційній інстанції. Крім цього, у програмі «Атлант» краще працюють умови логічного контролю звітів, тому вона використовувалась для цієї мети при підготовці піврічних звітів.
При формуванні звітів в програмі «ДЗС» були виявлені слідуючі недоліки самої програми:
- відсутні поля для формування звітності в обліково-статистичній картці на справу про адмінправопорушення для обліку накладених адмінстягнень, як основних, так і додаткових;
- відсутні поля для формування звітності в обліково-статистичній картці на цивільну справу (позовне провадження) для обліку сум пред’явлених до стягнення та присуджених до стягнення;
- при складанні звіту 2-А виникали труднощі при розподілі справ за категоріями. Методичні роз’яснення щодо застосування Класифікатора адміністративних справ, затверджені рішенням Ради суддів адміністративних судів України від 26.11.2010 № 93, не досить повно та доступно трактують це питання, а Перелік категорій адміністративних справ, визначених ВАСУ, взагалі має протиріччя, в деяких випадках двояко класифікуючи адміністративні справи за категоріями;
- при перевірці форми 3 програма не підвела підрахунок справ про порушення митних правил;
Також у першому півріччі 2011 року виникали певні труднощі в організації обліково-статистичної роботи суду при роботі у КП «ДЗС», а саме:
- не доопрацьована можливість об’єднання справ, а саме: документи та особи по справі повинні перейти до головної справи з об’єднаних;
- в обліково-статистичній картці 11 на цивільну справу (наказне провадження) окрім підстави повернення заяви у зв’язку з не усуненням недоліків, інші підстави відсутні, хоча ст.121 ч.3 п.2-4 (ст.100 п.3) ЦПК їх передбачає;
- при внесенні в ОСК на цивільну справу (позовне провадження) в закладці «Попередній розгляд» відомостей про повернення заяви у зв’язку з неусуненням недоліків чи з інших підстав при перевірці програма вказує на необхідність заповнення п.17.2 «Справа розглянута» та п.18 «Результати розгляду справи»;
- у картці обліку сум шкоди, завданої злочином, не відображається при роздрукуванні: ПІБ особи, стосовно якої постановлено судове рішення, показник загальної суми матеріальних збитків (і у рядку «Вид економічної діяльності»);
- в обліково-статистичній картці на заяву про скасування судового наказу не враховано, що у встановлених законом випадках заявникові також судом надається строк для усунення недоліків заяви;
- в ОСК на справу про адмінправопорушення відсутнє поле для внесення відомостей про надходження апеляції на постанову та апеляційний розгляд;
- в матеріалах на 6-а про роз’яснення постанови в адміністративній справі програмою автоматично не визначається саме той суддя, який розглядав дану справу;
- при перевірці обліково-статистичних карток за певний період перед формуванням звіту в справах, які були повернуті в результаті неусунення недоліків та справах, які знаходяться на розгляді у судді, є в наявності помилки;
- незручність при роздруківці карток, оскільки працівникові слід виконати певну кількість дій, що забирає багато часу. В зв’язку з ймовірністю виконання й річного статистичного звіту в ручному режимі, доводиться дублювати відмітки про рух справи ( і в електронному, і в паперовому варіантах), що подвоює навантаження на працівників суду;
- при заповненні обліково-статистичних карток не завжди є можливість внести всі дані (наприклад, дату призначення експертизи, дату зупинення справи тощо);
- виникають незручності при виконанні пошуку справи за прізвищем сторони: на екрані висвічується ряд номерів, з яких незрозуміло, яка саме зі справ шукалася;
- в ОСК-26 відсутнє поле для внесення дати подачі апеляційної скарги та направлення справи до апеляційної інстанції;
- при внесенні до обліково-статистичної карти на кримінальну справу інформації про надходження апеляції, програма вимагає відобразити дату набрання вироком законної сили, що не є логічним;
- неможливо працювати з обліково-статистичними картками на справи, роздрукованими з КП «ДЗС» із-за дуже маленького шрифту, особливо при складанні звіту в ручному режимі;
- незручності виникають при введенні даних на особу, стосовно якої розглянуто справу про адміністративне правопорушення, про конфіскацію валюти, яку можливо ввести тільки в гривнях;
- у довіднику «підстави відкладення» відсутні деякі дані, наприклад, заява адвоката (захисника), заява підсудного, заява прокурора, зайнятість судді в іншому процесі та інші причини, які передбачені законодавством;
- у картках на особу по кримінальних справах у п.18б (статті ККУ, за якими винесено вирок, постанову, ухвалу) неможливо поставити ст.15 ККУ – злочин, не доведений до кінця;
- не працює система автоматичного оновлення клієнтської частини, внаслідок чого нові версії клієнтської частини КП «ДЗС» потрібно встановлювати вручну;
- відсутнє об’єднання справ, яке вкрай необхідне для здійснення судочинства;
- складність процесу побудови фільтрів та пошуку інформації в базі;
- відсутність автозаповнення часто введених даних;
- довготривале збереження ОСК, уповільнена робота КП «ДЗС»;
- автоматичний розподіл справ займає значний проміжок часу (іноді до 20 хвилин), що унеможливлює реєстрацію всіх справ до кінця робочого дня;
- відсутність можливості застосувати ст. 36 КУпАП внаслідок надходження до суду одночасно декількох матеріалів про адмінправопорушення на одну особу;
- фактично неможливо прослідкувати навантаження на кожного окремого суддю, оскільки система надає недостовірні відомості з цього питання;
- виникають часті проблеми з реплікацією, підписані рішення не доходять до ЄДРСР;
- існує необхідність внесення в ОСК на кримінальну справу відповідного поля, де б зазначалось, хто із суддів на стадії досудового слідства надавав дозволи на проведення оперативно-розшукових заходів та слідчих дій, внаслідок чого при автоматичному розподілі справи вказаних суддів не було б враховано, оскільки вони не можуть приймати участь в розгляді справи;
Не дивлячись на всі складнощі, звіти за перше півріччя 2011 року про стан здійснення правосуддя судами області було подано до ТУ ДСА своєчасно згідно затвердженого графіка. І це не зважаючи на те, що з метою виконання умов логічного контролю працівникам судів доводилося спочатку для перевірки вводити показники до форм звітності в КП «Атлант», а вже потім до шаблонів КП «ДЗС», оскільки в останній були закладені невірні умови логічного контролю. Треба також відмітити, що при завантаженні звітів судів, виконаних в шаблонах, надісланих ДСА України тільки 29.06.2011 року (а звітний період закінчувався 30.06.2011 року) виникали помилки; ці шаблони не відповідали КП «ДЗС». А це, в свою чергу, примушувало працівників судів ще раз заповнювати шаблони форм звітів, але вже в новій версії КП «ДЗС». Оскільки на початку липня (місяця здачі звітів за І півріччя) регулярно відбувалися оновлення «ДЗС», більшості судів доводилося перезаповнювати шаблони звітів по 3-4 рази. Та і взагалі самі оновлення нерідко по проміжку часу займали половину робочого дня, що вкрай негативно впливало на роботу всього суду.
Звичайно, в звітах за перше півріччя 2011 року мали місце логічні та технічні помилки, допущені місцевими загальними судами, але всі вони усувалися в установлені територіальним управлінням строки, з дотриманням методичних рекомендацій та Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів. Та і взагалі, враховуючи всі труднощі в роботі з КП «ДЗС», її недосконалість, уповільнений режим роботи, через що працівники апаратів судів змушені залишатись після закінчення робочого дня, виходити на роботу на вихідні та святкові дні (і це за мінімальну заробітну плату), треба віддати належне як головам судів та відповідальним особам по складанню звітності, так і суддям, керівникам апаратів і всім працівникам апаратів судів, задіяних в роботі з КП «ДЗС».
Враховуючи вищевикладене, можна зробити висновок, що статистична звітність (форми звітності №№ 1, 1-Л, 1-ОП, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 5) за перше півріччя 2011 року місцевими загальними судами області було виконано на належному рівні. Про що свідчить і той факт, що станом на 11.08.2011 року територіальним управлінням після здачі до ДСА України зведеної звітності по області не було внесено жодних змін; на вимоги ДСА України щодо підтвердження тих чи інших показників, всі вони місцевими загальними судами області підтверджувалися.
На протязі звітного періоду територіальне управління та місцеві суди неодноразово зверталися до служби технічної підтримки ДП «ІСС», а також обмінювалися досвідом роботи в цьому напрямку на форумі працівників суду, про що вже зазначалось.
Стан роботи з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, можна визнати незадовільним, оскільки тільки 08.07.2011 року було випущено оновлення КП «ДЗС», яке передбачило можливість ручного експорту та імпорту кримінальним справ, скарг приватного обвинувачення разом з документами по справі, а так як саме це оновлення відбулося для більшості місцевих загальних судів Сумської області і територіального управління з великим технічними труднощами, застосування експорту-імпорту справ стало можливим лише після 14.07.2011 року. Це при тому, що до цього дня суди не мали можливості виконувати експорт кримінальних справ, скарг приватного обвинувачення разом з документами по справі (картками на осіб) як до територіального управління, так і до апеляційного суду області. А це означає, що апеляційні загальні суди України змогли лише в другій половині липня вносити показники апеляційного провадження до карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу за весь звітний період. Станом на 11.08.2011 року із-за труднощів при заповненні апеляційного провадження по карткам на особу, із-за великого обсягу роботи (треба внести показники за весь звітний період) апеляційним судом Сумської області картки на осіб до ТУ ДСА не експортовано. До того ж на цей період ще триває тестування КП «ДЗС» в плані роботи з картками на особу та роботи по формуванню звітності про склад засуджених за формами №№ 6-9.
Треба відмітити, що більшість даних, які були заповненні в картках на особу, а це видно з паперового варіанту карток, які надсилались судами до територіального управління кожного місяця до 10 числа, після чергових оновлень зникає. Тому працівникам судів доводиться регулярно після оновлень передивлятись картки на осіб в КП «ДЗС» та вносити поправки.
Також треба звернути увагу на те, що негативно на стан обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах області в першому півріччі 2011 року впливав низький рівень забезпеченості судів комп’ютерною технікою, а також непрофесіоналізм та недосвідченість секретарів суду, призначених на цю посаду в 2011 році.
Пропозиції і рекомендації
З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної, аналітичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне рекомендувати:
1. Проводити додаткові навчання із працівниками апарату суду щодо ведення діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку.
2. Звернути увагу на правильність заповнення пунктів картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу.
3. Проводити додаткові заняття по вивченню Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 № 87).
4. Напередодні звітних періодів обов’язково проводити заняття по вивченню Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 № 55 (із змінами), Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ.
5. Доводити до працівників апаратів судів, відповідальних за обліково-статистичну роботу, зміни в чинному законодавстві.
6. При плануванні основних напрямків діяльності суду приділити увагу перевірці роботи канцелярії суду з питань обліково-статистичної роботи
7. Вживати заходів дисциплінарного впливу до осіб, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної роботи.
II. Сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та правової роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області:
1. Постійно аналізувати стан обліково-статистичної роботи в судах.
2. На протязі другого півріччя провести семінарські заняття з працівниками місцевих загальних судів області з питань обліково-статистичної роботи.
3. Брати участь в семінарах, які проводяться Державною судовою адміністрацією України з питань обліково-статистичної роботи, діловодства.
4. Враховувати в своїй роботі позитивний досвід інших територіальних управлінь України.
5. При вивченні в судах області організації роботи суду, значну увагу приділяти веденню обліково-статистичної роботи.
В.о. начальника
територіального управління
Державної судової адміністрації
України в Сумській області В.О.Кібець
_03_03.png)
