А Н А Л І З
стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Сумській області та місцевих загальних судах Сумської області за 1 півріччя 2013 року
Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України та на виконання плану роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області (далі – управління), сектором організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій (далі – сектор) проаналізовано стан обліково-статистичної роботи в управлінні та в місцевих загальних судах області за 1 півріччя 2013 року.
За джерела отримання інформації при проведенні даного аналізу було взято: плани роботи управління та місцевих загальних судів області, матеріали за результатами їх виконання (довідки, узагальнення), звітність судів та управління, аналізи стану обліково-статистичної роботи місцевих загальних судів, протоколи колегій та оперативних нарад управління, нормативно-правові акти, що регулюють питання обліку та реєстрації судових справ, а також Методичні рекомендації щодо проведення аналізу обліково-статистичної роботи територіальними управліннями Державної судової адміністрації та загальними судами.
Діловодство в судах ведеться відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді із змінами і доповненнями, затвердженої наказом ДСА України від 26.09.2007 року №100 та Положення про автоматизовану систему документообігу, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року із змінами.
Обліково-статистична робота та діловодство в судах ведеться автоматизовано в комп’ютерній програмі «Д-3».
Заповнення форм статистичної звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентуються відповідними інструкціями: Інструкцією щодо заповнення статистичної картки на особу, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, інструкціями та рекомендаціями ДСА України щодо заповнення відповідних статистичних форм звітності.
Складання звітів всіх форм в судах здійснюється відповідно до вимог Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України №55 від 05.06.2006 року зі змінами.
Територіальним правлінням в 1 півріччі 2013 року здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності судів з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу судів.
Вивчення організації роботи суду
Спеціалістами сектору в 1 півріччі 2013 року відповідно до плану роботи управління проведено вивчення стану організації обліково-статистичної роботи у Білопільському, Кролевецькому, Середино-Будському, Ямпільському районних судах, проведено контрольну перевірку в Тростянецькому районному суді Сумської області.
При вивченні стану організації роботи у судах приділялась увага питанням реєстрації справ і матеріалів, ведення судової статистики, планування роботи суду, підвищення кваліфікації працівників суду, складання та ведення номенклатурних справ, організації та контролю за веденням архівної справи суду, ведення аналітичної узагальнюючої роботи, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.
Реєстрація справ та матеріалів, що надходять до судів області, здійснюється відповідно доПоложенняпро автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України
від 26.11.2010 року № 30, Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06 2006 зі змінами та доповненнями, Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів від 05.06.2006 зі змінами та доповненнями.
Однак, деякі помилки все ж мають місце. Найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку є:
- неналежне ведення реєстраційних журналів (відсутність підпису особи, яка отримала документ, дати отримання тощо);
- неналежне оформлення номенклатурних справ, судових справ (порушення хронології, відсутність опису документів у справі);
- неповнота або неправильність заповнення пунктів обліково-статистичних карток, карток обліку сум шкоди, завданої злочином;
- несвоєчасне надіслання сторонам копії рішення суду по справі;
- невідповідність деяких показників, облікованих у звітах, фактичним даним.
У всіх судах вибірково перевірено відповідність звітів про стан здійснення правосуддя фактичним даним. Показники, обліковані в звітах, звірялись з обліково-статистичними картками та матеріалами справ.
В ході перевірок надавалась практична допомога за основними напрямками роботи судів.
Результати перевірок обговорювалися на місцях за участю голови суду, керівника апарату суду, суддів та працівників апарату суду, а також на оперативних нарадах управління. Довідки про результати таких перевірок надіслані головам судів для вивчення та обговорення, а також для усунення виявлених недоліків у встановлений територіальним управлінням термін.
Серед висновків та пропозицій територіального управління за результатами вивчення стану організації діяльності судів найчастіше зустрічаються рекомендації в частині посилення контролю за станом ведення обліково-статистичної роботи, первинного обліку справ та матеріалів, достовірним облікуванням показників у всіх формах звітності. Також рекомендуєтьсяпроводити додаткові тематичні навчання з працівниками апарату суду по вивченню Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності, Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, тощо; систематично перевіряти роботу секретарів судового засідання по дотриманню строків здачі справ до канцелярії, ведення журналів розгляду судових справ і матеріалів суддею та контрольних журналів судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді.
Дані перевірки, згідно з рекомендаціями ДСА України, проводяться територіальним управлінням не рідше одного разу на два роки.
В судах аналізується робота суду по складанню статистичних звітів, обговорюються проблеми та помилки, виявлені при формуванні та здачі звітів.
Періодично керівниками апарату суду проводяться перевірки своєчасності та правильності введення даних в обліково-статистичні картки всіх категорій; перевіряється робота секретарів судового засідання щодо дотримання строків здачі справ до канцелярії, ведення журналів розгляду справ суддею та контрольних журналів, про що складаються відповідні акти.
Суддями перевіряється стан виконання вироків у розглянутих ними справах, складаються акти та приймаються заходи щодо своєчасного та повного виконання вироків суду.
Результати проведених перевірок обговорювались на нарадах з працівниками суду. Працівникам, які допускали помилки в своїй роботі, вказувалось на недопущення виявлених недоліків в майбутньому та на необхідність підвищувати рівень професійних знань та навичок.
Значна увага приділяється питанню порушення строків розгляду справ усіх категорій та причинам зміни та скасування рішень по справах, які переглянуті судом вищої інстанції. Суддями аналізуються дані питання та складаються відповідні аналізи. Також проводяться аналізи дотримання строків призначення, проведення попереднього розгляду та розгляду судових справ. Періодично аналізуються причини відкладення слухання цивільних та кримінальних справ та реагування на виявлені порушення. При цьому суддями вживаються відповідні заходи для своєчасного розгляду справ, аналізуються та вивчаються причини залишків нерозглянутих справ, приділяється увага оперативності розгляду справ та матеріалів.
Для підвищення якості складання статистичних звітів на початку звітних періодів в більшості судів проводяться залікові заняття із працівниками суду, відповідальними за складання статистичних звітів зі знання нормативних документів, що визначають порядок їх складання.
Кадрове забезпечення
Згідно зі штатним розписом в секторі організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій ТУ ДСА України в Сумській області працює три спеціаліста – завідуюча сектором Кубрак О.М., головний спеціаліст Шейна М.С. та провідний спеціаліст з інформаційних технологій Шевченко М.М. Всі працівники мають вищу юридичну освіту та працюють на посаді відповідно з 2007 року, 2006 року та з лютого 2013 року.
В місцевих загальних судах області не всі працівники апаратів судів, які займаються первинним обліком і складанням звітності про стан здійснення судами правосуддя, мають вищу юридичну освіту – це, звичайно, є суттєвим недоліком. Однак, слід зазначити, що ці працівники мають значний досвід роботи в судах, тривалий час працюють на різних посадах апарату суду.
Організація підвищення кваліфікації працівників
На виконання вимог Закону України «Про судоустрій та статус суддів» територіальним управлінням протягом 1 півріччя 2013 року вживалися заходи щодо належного організаційного забезпечення діяльності судів області та підвищення професійно-кваліфікаційного рівня працівників апаратів судів.
Головні спеціалісти з інформаційних технологій судів брали участь у семінарі щодо ознайомлення з новою функціональністю КП «Д-3» (впровадження «Електронного суду», запити індивідуальних податкових номерів учасників процесу в податковій службі, SMS- інформування учасників процесу про стан провадження справ, сторонами яких вони являються, обговорення додаткових можливостей контролю помилок в статкартках, створення та організація учбового центру по роботі з Д-3). Семінар проводився в ТУ ДСА України в Сумській області 31 травня 2013 року.
Також головні спеціалісти з інформаційних технологій судів взяли участь у проведенні навчання в режимі відеоконференції 10.06.2013 року, яке відбулося в ТУ ДСА України в Сумській області, на якому вивчалась процедура забезпечення суддів ключами ЕЦП та спільний наказ ДСА України та Державної податкової служби України від 26.02.2013 року № 30/44 «Про затвердження Порядку надання судам загальної юрисдикції інформації про реєстраційні номери облікових карток платників податків боржників та стягувачів».
Місцеві загальні суди області 20.06.2013 року взяли участь у відеосемінарі щодо складання піврічних статистичних звітів. У відеосемінарі взяли участь працівники апарату суду, відповідальні за складання статистичних звітів, керівники апарату судів та головні спеціалісти з інформаційних технологій.
Протягом півріччя спеціалістами сектору надавалась консультативна допомога в телефонному режимі з питань, які стосуються ведення обліково-статистичної роботи; складання піврічних та річних форм звітності, форм звітності №№ 1-ОП, 1-1-ОП, 1-Л, встановлення індексів для вірної реєстрації та обліку судових справ, заповненню обліково-статистичних карток та карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та з інших питань, віднесених до компетенції сектору.
Крім того, з судами постійно велось листування з питань організації судової статистики: щодо своєчасного направлення до територіального управління карток на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, щодо здачі звітів та з інших питань. Надавались роз’яснення на запити судів з тих чи інших проблемних питань, які виникали при веденні обліково-статистичної роботи.
З метою вдосконалення професійних навичок працівників територіального управління начальником управління затверджено План виробничого навчання працівників управління на 2013 рік. Навчання проводяться в перший понеділок місяця. На навчаннях обговорюються різноманітні питання діяльності територіального управління.
Аналітична робота, проведена спеціалістами з судової статистики.
У першому кварталі 2013 року підбито підсумки роботи судів за 2012 рік та окреслено коло завдань на перше півріччя 2013 року, зроблено аналіз кількісних показників роботи суддів, навантаження на суддів за 2012 рік.
Постійно протягом півріччя проводилися оперативні наради з працівниками апарату суду за окремими напрямками роботи, зокрема з питань облікової роботи, на яких обговорювалися проблемні питання первинного обліку, аналізувалися помилки.
В судах проведено перевірку вірності та своєчасності звернення до виконання рішень, постанов суду в кримінальних, цивільних справах, в справах про адміністративні правопорушення.
Перевіряється якість складання секретарями судових засідань протоколів судових засідань, журналів судових засідань, дотримання строків передачі справ до канцелярії суду.
Проаналізовано практику розгляду звернень громадян, звернено увагу на причини надходження обґрунтованих скарг, винесено це питання на обговорення зборів суддів.
Проведено аналіз стану роботи архіву суду, дотримання строків передачі справ і документів до архіву.
Проаналізовано стан обліку та зберігання в суді речових доказів за друге півріччя 2012 року.
Щоквартально суддями готується інформація про рух цивільних та кримінальних справ ( кримінальних проваджень), які знаходяться на розгляді понад 3 місяці, 6 місяців, 1 рік, 2 роки, 3 роки, з обговоренням вказаної інформації на оперативних нарадах суддів з заслуховуванням суддів, які мають велику кількість нерозглянутих справ.
На виконання вимог постанови Кабінету Міністрів України «Про порядок ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» від 25.05.2006 року № 740 ( із наступними змінами і доповненнями) до ЄДРСР надсилаються копії судових рішень в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису. Підбито підсумки повноти направлення відповідних судових рішень.
Територіальним управлінням систематично вивчаються та аналізуються плани роботи місцевих загальних судів області.
У всіх судах запланована перевірка роботи канцелярії суду з різних питань (заповнення документів первинного обліку, правильності ведення журналів, формування судових справ тощо).
Планується навчання працівників суду; темами занять є розгляд положень Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, норми законодавства, первинний облік справ, порядок передачі справ до архіву тощо.
Робота з організації обліково-статистичної роботи планується з урахуванням її стану в суді та якості поданих форм звітності. До плану включаються заходи по вивченню методичних рекомендацій та інструктивного матеріалу з питань обліково-статистичної роботи, звітів, а також надання практичної допомоги, проведення перевірок, тощо. Окремими пунктами виділено роботу працівників апаратів судів з комп’ютерною програмою «Д-3».
З працівниками апарату судів проводяться заняття згідно з окремо розробленими планами. На заняттях обговорюються різноманітні питання – вивчаються ЗУ «Про державну службу», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про судовий збір», «Про засади запобігання і протидії корупції», Інструкція з діловодства в місцевому загальному суді, процесуальне законодавство та інше.
Відповідно до планів в судах багато уваги приділяється аналітиці – проводяться аналітичні дослідження з наступних питань: стану якості відправлення та здійснення правосуддя з визначенням динаміки у порівнянні з аналогічним звітним періодом; якості заповнення суддями карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи та вироки (постанови, ухвали) щодо яких набрали законної сили; помилок, допущених судом під час складання звітів; залишків судових справ, не розглянутих на початок звітного періоду та інше.
Також заплановано ведення роз’яснювальної роботи через ЗМІ або на зустрічах з громадськістю.
В судах проводяться збори суддів та працівників суду, на яких обговорюються підсумки роботи суду за окремі періоди.
Для забезпечення правильного застосування судом чинного законодавства та належної організації роботи, згідно планів роботи суду протягом півріччя проводяться узагальнення та аналізи судової практики.
З метою підвищення якості обліково-статистичної роботи у звітному періоді суддями та керівниками апарату проводяться перевірки роботи секретарів суду щодо повноти та своєчасності внесення відомостей до обліково-статистичних карток, дотримання секретарями суду вимог щодо своєчасності звернення вироків до виконання, якості контролю за виконанням, а також правильності і своєчасності направлення справ до апеляційної інстанції; повноти та своєчасності внесення відомостей до обліково-статистичних карток по справам цивільного та адміністративного судочинства .
Номенклатури справ суду складаються з урахуванням строків зберігання, які передбачені Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом міністерства юстиції України від 12.04.2012 року №578/5.
Справи до архіву систематично передаються за затвердженим головою суду графіком. Передача справ здійснюється за описами та окремо по категоріям справ.
Для зберігання речових доказів у судах використовуються металеві ящики (сейфи), які замикаються та опечатуються. Двічі на рік керівники апарату перевіряють стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання, передавання.
Організація роботи зі зверненнями громадян в судах здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», у веденні діловодства за зверненнями громадян працівники суду керуються Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (зі змінами).
В результаті вибіркових перевірок звернення до виконання судових рішень судів (під час вивчення організації діяльності судів), зокрема, вироків щодо осіб, засуджених до громадських робіт, арешту та до позбавлення волі, а також постанов суду по справам про адміністративні правопорушення щодо адміністративного стягнення у виді накладення штрафу, застосування адміністративного арешту встановлено, що звернення до виконання судових рішень здійснюється відповідно до чинного законодавства та згідно з п. 16 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.
В судах створені бібліотеки, розроблені правила користування бібліотекою суду. Відповідальними працівниками суду здійснюється систематизація законодавства та судової практики, облік та зберігання актів законодавства. Зміни в законодавство вносяться своєчасно, про що невідкладно інформуються судді та працівники апарату суду. Консультантом суду регулярно проводиться звірка контрольних кодексів та постанов Пленумів Верховного суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Вищого адміністративного суду України з примірниками, які знаходяться в користуванні суддів.
З метою погодженого вирішення питань, що належать до компетенції територіального управління, обговорення найважливіших напрямків організації діяльності судів області, у територіальному управлінні проводяться засідання колегії.
26 квітня 2013 року проведено розширене засідання колегії територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області за участю голів та керівників апаратів місцевих загальних судів Сумської області.
На засіданні колегії були розглянуті наступні питання: підсумки роботи по організаційному забезпеченню діяльності місцевих загальних судів у 1 кварталі 2013 року; інформація про стан обліково-статистичної роботи та виконавської дисципліни в судах; інформація про розвиток інформаційних технологій в судовій системі Сумської області в 2012-2013 роках.
За наслідками засідання колегії були прийняті рішення, які надіслані місцевим загальним судам області для виконання. Зокрема, головам судів запропоновано посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, приділяючи увагу первинній реєстрації та обліку справ та матеріалів, що надійшли в суд, заповненню документів первинного обліку.
Комп’ютеризація в судах та територіальному управлінні.
Станом на 01.07.2013 року загальні місцеві суди Сумської області забезпечені комп’ютерами у кількості 358 шт., з урахуванням 70 шт. морально застарілих (тобто комп’ютери, частота центрального процесору яких менша за 1000 MHz), відсоток забезпечення становить 55,08% від потреби. Залишається потреба в 292 комп’ютерах та заміні морально застарілих більш новими.
Загальна кількість принтерів станом на 01.07.2013 року складає 408 шт, копіювальних апаратів – 107 та багатофункціональних пристроїв - 30 одиниць. Протягом 1 півріччя 2013 року судам було надано: 97 комп’ютерів, 36 моніторів, 148 ДБЖ.
В загальних місцевих судах Сумської області є наявності 144 технічний засіб фіксації судового процесу. Частина із звукозаписуючих пристроїв підпадають під поняття застарілих та не підлягають модернізації та використанню. Це такі ТЗФСП як «Тритон-2с». З урахуванням цього забезпеченість судів звукозаписуючими пристроями складає 69,23 %.
Забезпечення технічними засобами фіксування судового засідання станом на 01.07.2013 року складає:
- 90 засобів фіксації на основі ПК;
- 54 цифровий магнітофон “Тритон-2С”.
Дані цифри говорять про те, що забезпеченість загальних місцевих судів Сумської області є недостатньою.
Станом на 01.07.2013 року в судах використовується 47 серверів. На даний час локальна мережа, яка відповідає стандартам ANSI/EIA/TIA 568 В Cat.5e, функціонує в вісімнадцяти судах Сумської області (окрім Роменського міськрайонного суду та Лебединського районного суду, так як планується перехід судів в інші приміщення). Для розширення локальної мережі судам надано в 1 півріччі 13 комутаторів та 3 патч-панелі.
Для проведення дистанційного судового провадження в режимі відеоконференції використовується 28 систем відеоконференцзв’язку .
В першому півріччі 2013 році загальні місцеві суди Сумської області були забезпечені обладнанням для кімнат свідків для проведення судового провадження в режимі відеоконференцзв’язку. Приміщення судів не обладнані окремими кімнатами свідків, так як відсутні вільні приміщення для їх створення.
До мережі Інтернет підключені всі місцеві загальні суди Сумської області.
Відповідно до вимог діючого законодавства у судах функціонує автоматизована система документообігу суду. Кожному працівнику апарату суду відповідно до його функціональних обов’язків було надано право доступу до автоматизованої системи документообігу.
На даний час автоматизована система документообігу суду представлена комп’ютерною програмою «Документообіг-3» (КП «Д-3»).
Враховуючи вище викладене існує необхідність забезпечення відповідного рівня та якості програмного забезпечення для належного функціонування автоматизованої системи діловодства суду, оскільки покращення та налагодження автоматизації документообігу суду є необхідним для забезпечення належного рівня обліково-статистичної роботи в суді.
На момент складання піврічної звітності в судах впроваджена версія 3.9.1 КП «Д-3» (дата виходу 27.06.2013 р., фактично, враховуючи що 28-30.06.2013 – вихідні, працює з 01.07.2013 р.).
Слід відмітити, що на протязі І півріччя 2013 року виходила не така велика кількість версій та патчів програми КП «Д-З», (3.7, 3.7.1, 3.8, 3.8.1, 3.8.2, 3.9, 3.9.1), як у 2012 році,але лише остання версія 3.9, що вийшла наприкінці червня, містила важливі доробки.
Все це не сприяло веденню належним чином обліково-статистичної роботи та потребувало постійного контролю, виправлення, моніторингу даних, «дублюючого» ведення окремих показників у «Exel» тощо.
Сектор організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області повністю забезпечено комп’ютерною технікою, встановлено всі необхідні програмно-технологічні засоби для обробки та формування звітів і карток. Оновлення за програмою «Д-3» проводиться вчасно.
Приймання територіальним управлінням звітів про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами області.
Упродовж 1 півріччя 2013 року територіальним управлінням проводилась робота зі збору, перевірки та зведення звітів судів про стан здійснення правосуддя у 2012 році, за 1-й квартал 2013 року та проводилась підготовка до звітного періоду за 1 півріччя 2013 року. Зокрема, у січні-лютому 2013 року формувались та зводились звіти за формами №№ 1, 1-1, 1-ОП, 1-1-ОП, 1-Л, 2-А, 2-Ц, 3,4,5, 6,7,8.
У квітні було зведено квартальну звітність за формами 1-Л, 1-ОП, 1-1-ОП.
При автоматичному формуванні квартальних звітів незручності виникали у місцевих загальних судах області, які згодом з оновленнями КП «Д-3» розробниками були усунуті. Взагалі, як свідчать результати перевірок судів області спеціалістами територіального управління та результати здачі звітів місцевими загальними судами, одним із важливих критеріїв автоматичної побудови звітності є своєчасне та правильне заповнення обліково-статистичних карток.
Всі місцеві загальні суди області ведуть облік справ та матеріалів з моменту їх надходження. Тобто заповнюваність КП «Д-3» в кожному суді складає 100 %. Але із-за доопрацювання форм звітності розробниками в період здачі звітів, а також враховуючи неправильне заповнення пунктів обліково-статистичних карток, річні звіти про розгляд справ місцевим загальним судам прийшлось рахувати у «напівавтоматичному» режимі, при цьому КП «Д-3» була задіяна більш як джерело даних, ніж як програма для розрахунку судової статистики. Це стосується великих (за об’ємом надходження справ) судів. А невеликі, зокрема районні суди, вели подвійний облік справ: автоматичний (заносили інформацію до КП «Д-3») і ручний (паралельно заповнювали обліково-статистичні картки типографського виготовлення). Жодний місцевий загальний суд області при складанні звітності за 2012 рік не зміг використати автоматизовану систему КП «Д-3» для 100 % автоматичного розрахунку звітності. Звіти за І квартал 2013 року в цілому формувалися судами автоматично.
Не дивлячись на всі складнощі, звіти за 2012 рік про розгляд справ судами області та квартальні звіти було подано до ТУ ДСА України в Сумській області своєчасно згідно з затвердженим графіком.
Звіти про стан здійснення правосуддя за 1 півріччя 2013 року від місцевих загальних судів Сумської області заплановано прийняти з 02.07.2013 до 10.07.2013 року.
Існують і об’єктивні причини, які зумовлювали погіршення якості здачі звітів судами: часта зміна шаблонів звітів (майже у кожній формі звітів тричі змінювалися шаблони); відсутність УЛК до оновлених форм звітів (УЛК до деяких форм звітності скеровувалися 16-18.01.2013, а УЛК до звіту форми 2-Ц були надіслані лише після подачі територіальним управлінням зведеного звіту до ДСА України).
На протязі звітного періоду територіальне управління та місцеві суди неодноразово зверталися до служби технічної підтримки ДП «ІСС», а також обмінювалися досвідом роботи в цьому напрямку на форумі працівників суду.
Протягом І півріччя 2013 року спеціалістами судової адміністрації та ДП «ІСС» проводилися семінари та відеоконференції з головними спеціалістами з ІТ та фахівцями судів щодо питання функціонування КП «Д-З», однак виправлення недоліків та доробка відповідних функціоналів фактично відбулась у травні-червні 2013 року.
Остання версія програми (3.9.1) вийшла у кінці червня 2013 року, більша частина недоліків була усунута, вказана версія була введена у експлуатацію практично вже у період складання звітів.
Протягом травня-першій половині червня у Зарічному районному суді м.Суми та Лебединському районному суді проводилось тестування усіх форм звітності у автоматичному режимі, з постійним оновленням шаблонів з фтп-серверу розробника, про що був складений відповідний акт.
Згідно акту, в цілому вірно рахувалися звіти за формами 1, 1-ОП, 1-Л, 3, 4, 10. З деякими невідповідностями будувалися форми 2-А та 2-Ц. Незадовільно формувалися 1-1-ОП, 6-8. Звіт за формою 1-1 у старих версіях програми не будується взагалі.
Стан роботи з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу
Робота з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, ведеться у відповідності до вимог Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої Наказом ДСА України від 18.03.2004, № 32/04. Картки заповнюються в повному обсязі, всі пункти відповідають дійсності.
Обов’язок по заповненню карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу покладено на секретарів суду канцелярії з кримінальних справ.
Картки направляються в паперовому вигляді своєчасно: щомісяця до 10-го числа, а за останній місяць перед звітним періодом двічі: до 20-го числа та разом із звітом до ТУ ДСА у Сумській області.
Судами на протязі І півріччя 2013 року було здійснено 100 % ведення всіх обліково-статистичних карток у всіх категоріях справ та протягом року здійснювалося внесення відповідних відміток у повному об’ємі.
Також був забезпечений електронний підпис судових рішень та КДС у програмі.
Продовжувала використовуватись програма «Атлант» як архівна база даних за 2008-2010 роки.
У суді ведуться всі необхідні обліково-статистичні картки на кримінальні, цивільні, адміністративні справи, справи про адміністративні правопорушення відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді з наступними змінами та доповненнями.
Згідно з Інструкцією з діловодства всі справи, які не розглянуті по суті у 2012 році, були перереєстровані в хронологічному порядку їх надходження до суду із зазначенням на них порядкового номеру та переставлені в картотеку 2013 року, а до картотеки 2012 року вкладені картки-замінники.
Згідно п. 3.1 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, автоматично зберігаються у робочій базі даних автоматизованої системи документообігу суду. Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, роздруковуються у кінці календарного року та передаються до архіву суду.
Контрольні журнали судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, ведуться по кожному судді. Після закінчення 2012 календарного року всі нерозглянуті по суті судові справи та матеріали станом на 01.01.2013 року були перереєстровані за новими номерами.
Контрольний журнал судових справ та матеріалів, переданих для розгляду судді, з метою покращення організації роботи, помічником судді ведеться шляхом роздрукування за допомогою КП «Д-3» за кожний день.
Інформація про всі адміністративні, цивільні ( справи наказного, позовного та окремого провадження), кримінальні справи, зокрема інформація по особам, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу та справи про адміністративні правопорушення заносилась до комп’ютерної програми «Документообіг - 3».
У разі встановлення судом сум матеріальних збитків, моральної шкоди, сум прихованого прибутку, несплачених податків, зборів, тощо на справу заводиться картка обліку сум шкоди завданої злочином, яка заповнюється помічником судді та перевіряється головуючим по справі суддею.
Висновки, пропозиції і рекомендації
В цілому стан обліково-статистичної роботи судів знаходиться на належному рівні, виявлені недоліки усуваються в робочому порядку, постійно ведеться робота по підвищенню знань працівників суду, що займаються судовою статистикою, систематично проводяться перевірки знань працівників, відповідальних за складання статистичних звітів.
Хотілося б звернути увагу на те, що згідно примірного плану проведення аналізу обліково-статистичної роботи, наявного у Методичних рекомендаціях щодо проведення огляду даних судової статистики, аналізу обліково-статистичної роботи територіальними управліннями Державної судової адміністрації та загальними судами, при проведенні аналізу обліково-статистичної роботи аналізується інформація щодо приймання ТУ ДСА звітів про стан здійснення судами правосуддя, роботу судів (дата затвердження графіка прийняття звітів, помилки, зауваження, що виникли при їх прийнятті). Однак, проведення аналізу вказаної інформації є неможливим, оскільки дата подачі до ТУ ДСА звітів за І півріччя 2013 року визначена значно пізніше, ніж дата направлення аналізу обліково-статистичної роботи. У зв’язку з цим було б доцільним перенести дату направлення аналізу на більш пізніший строк, а саме після подачі звітів за відповідний період (півріччя, рік).
З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної, аналітичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне головам та керівникам апарату місцевих загальних судів Сумської області рекомендувати:
1. Довести до відома працівників судів перелік допущених під час складання статистичних звітів помилок, здійснити їх обговорення на оперативних нарадах.
2. Посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку, вчасності здачі секретарями судових засідань справ до канцелярії суду.
3.Постійно контролювати достовірність та правильність внесення до КП «Д-3» працівниками апарату суду інформації щодо розгляду судових справ та матеріалів з метою недопущення неточностей та помилок при складанні статистичного звіту в автоматичному режимі.
4. Звернути увагу на достовірність показників звітності про стан здійснення правосуддя.
5.Головним спеціалістам з інформаційних технологій постійно проводити навчання, надавати методичну допомогу працівникам апарату суду як користувачам КП «Д-3»
6. Проводити додаткові заняття по вивченню Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 № 87).
7. Під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень Закону України „Про судоустрій і статус суддів”;
8. Напередодні звітних періодів обов’язково проводити заняття по вивченню Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ, а також процесуального законодавства, знання якого суттєво впливає на якість підготовки звітів.
9. При плануванні основних напрямків діяльності суду приділяти
увагу перевірці роботи канцелярії суду з питань обліково-статистичної роботи.
10. Постійно вивчати позитивний досвід роботи судів України з питань організації роботи суду.
11. Вживати заходів дисциплінарного впливу до осіб, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної роботи.
Сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області:
1. Постійно аналізувати стан обліково-статистичної роботи в судах.
2. Напередодні звітних періодів проводити семінарські заняття зі спеціалістами, які займаються веденням судової статистики в місцевих загальних судах області.
3. Брати участь в семінарах, які проводяться Державною судовою адміністрацією України з питань обліково-статистичної роботи.
4. Враховувати в своїй роботі позитивний досвід інших територіальних управлінь України.
5. При вивченні в судах області організації роботи суду значну увагу приділяти веденню обліково-статистичної роботи.
Начальник
територіального управління
Державної судової адміністрації
України в Сумській області В.О.Кібець
_03_03.png)
