А Н А Л І З
стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Сумській області та місцевих загальних судах Сумської області за 2015 рік
Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України та на виконання плану роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області (далі – управління), сектором організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій (далі – сектор) проаналізовано стан обліково-статистичної роботи в управлінні та в місцевих загальних судах області за 2015 рік.
За джерела отримання інформації при проведенні даного аналізу було взято: плани роботи управління та місцевих загальних судів області, матеріали за результатами їх виконання (довідки, узагальнення), звітність судів та управління, аналізи стану обліково-статистичної роботи місцевих загальних судів, нормативно-правові акти, що регулюють питання обліку та реєстрації судових справ, а також Методичні рекомендації щодо проведення аналізу обліково-статистичної роботи територіальними управліннями Державної судової адміністрації та загальними судами.
Ведення статистичної роботи в судах, складання звітів та заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу здійснюється відповідно до вимог:
- Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 року №173 (далі – Інструкція з діловодства);
- Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами справ і матеріалів, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 р. № 55 зі змінами і доповненнями;
- Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом Державної судової адміністрації від 17.02.2005 року № 21;
- Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 року № 169;
- Інструкції щодо заповнення і подання форми звітності № 1-Л "Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 2091, 306 КК України" затвердженої Наказом ДСА України № 51 від 29.04.2009 року, зі змінами та доповненнями;
- наказу ДСА України № 153 від 14.11.2012 року «Про затвердження форм звітності про стан судимості та склад засуджених»;
- наказу ДСА України № 158 від 20.11.2012 року «Про затвердження форм звітності щодо здійснення місцевими та апеляційними судами кримінального провадження»;
- наказу ДСА України № 172 від 21.12.2012 року «Про затвердження форми звітності №10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах»;
- наказу ДСА України № 41 від 22.03.2013 року «Про затвердження форм звітності про оперативність розгляду місцевими загальними судами матеріалів кримінального провадження»;
- процесуального законодавства.
Працівники судів, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів, забезпечені основними інструктивними матеріалами, мають практичний досвід роботи. Застосування нових інформаційних технологій у роботі суду стало дієвим засобом підвищення ефективності роботи, оскільки значно зменшився паперовий документообіг, знизилась можливість помилок та невчасного розгляду документів в судовому діловодстві.
На забезпечення більш оперативного розгляду судових справ, уникнення затягування судового розгляду в зв’язку з неможливістю того чи іншого учасника процесу прибути безпосередньо до зали судового засідання, проведення розгляду судом кримінальних справ без конвоювання з слідчого ізолятора до суду осіб, що перебувають під вартою, та покращення доступу до правосуддя в цілому, в судах запроваджено проведення судових засідань в режимі відеоконференції та інформаційно-телекомунікаційну технологію «Електронний суд», яка дозволяє здійснювати обмін процесуальними документами в електронному вигляді, електронний прийом та відправку документів, надсилання повісток у вигляді sms-повідомлень.
Всього за 2015 рік надіслано 11196 повісток (57050 sms-повідомлень), проведено 987 сеансів відеоконференцзв’язку.
Крім того, за допомогою програми здійснюється автоматичне відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень.
Територіальним правлінням здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності судів з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу судів.
Вивчення організації роботи суду
Спеціалістами сектору в 2015 році відповідно до плану роботи управління проведено вивчення стану організації обліково-статистичної роботи у Ковпаківському районному суді м. Суми, Зарічному районному суді м.Суми, Кролевецькому, Путивльському, Сумському, Тростянецькому районних судах, Охтирському, Роменському, Шосткинському міськрайонних судах, Господарському суді Сумської області.
При вивченні стану організації роботи у судах приділялась увага питанням реєстрації справ і матеріалів, ведення судової статистики, планування роботи суду, підвищення кваліфікації працівників суду, складання та ведення номенклатурних справ, організації та контролю за веденням архівної справи суду, ведення аналітичної узагальнюючої роботи, виконання судових рішень.
Реєстрація справ та матеріалів, що надходять до судів області, здійснюється відповідно доПоложенняпро автоматизовану систему документообігу суду та Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ.
У всіх судах вибірково перевірено відповідність звітів про стан здійснення правосуддя фактичним даним. Показники, обліковані в звітах, звірялись з обліково-статистичними картками та матеріалами справ.
В ході перевірок надавалась практична допомога за основними напрямками роботи судів.
Результати перевірок обговорювалися на місцях за участю голови суду, керівника апарату суду, суддів та працівників апарату суду. Довідки про результати перевірок надіслані в суди для вивчення та обговорення, а також для усунення виявлених недоліків у встановлений територіальним управлінням термін.
Серед висновків та пропозицій територіального управління за результатами вивчення стану організації діяльності судів найчастіше зустрічаються рекомендації в частині посилення контролю за станом ведення обліково-статистичної роботи, первинного обліку справ та матеріалів. Також рекомендуєтьсяпроводити додаткові тематичні навчання з працівниками апарату суду по вивченню Інструкції з діловодства, Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності, Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, тощо; систематично перевіряти роботу секретарів судового засідання по дотриманню строків здачі справ до канцелярії, ведення журналів розгляду судових справ і матеріалів суддею та контрольних журналів судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді.
Кадрове забезпечення
Згідно зі штатним розписом в секторі організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій ТУ ДСА України в Сумській області працює три спеціаліста – завідуюча сектором Кубрак О.М., головний спеціаліст Шейна М.С. та провідний спеціаліст з інформаційних технологій Шевченко М.М. Всі працівники мають вищу юридичну освіту та працюють на посаді відповідно з 2007 року, 2006 року та з 2013 року.
В місцевих загальних судах області не всі працівники апаратів судів, які займаються первинним обліком і складанням звітності про стан здійснення судами правосуддя, мають вищу юридичну освіту – це, звичайно, є суттєвим недоліком. Однак, слід зазначити, що ці працівники мають значний досвід роботи в судах, тривалий час працюють на різних посадах апарату суду.
Організація підвищення кваліфікації працівників
На виконання вимог Закону України «Про судоустрій та статус суддів» територіальним управлінням протягом 2015 року вживалися заходи щодо належного організаційного забезпечення діяльності судів області та підвищення професійно-кваліфікаційного рівня працівників апаратів судів.
Протягом року спеціалістами сектору надавалась консультативна допомога з питань, які стосуються ведення обліково-статистичної роботи; складання піврічних та річних форм звітності, встановлення індексів для вірної реєстрації та обліку судових справ, заповненню обліково-статистичних карток та карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та з інших питань, віднесених до компетенції сектору.
22 червня 2015 року проведено загальний відеосемінар з питань ведення обліково-статистичної роботи та підготовки до складання піврічних звітів про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами. В семінарі взяли участь спеціалісти сектору, керівники апарату та відповідальні працівники місцевих загальних судів.
З метою вдосконалення професійних навичок працівників територіального управління начальником управління затверджено план виробничого навчання працівників управління на 1 півріччя 2016 року. На навчаннях обговорюються різноманітні питання діяльності територіального управління.
Протягом 2015 року працівниками апарату судів з метою підвищення кваліфікації пройдено в учбовому центрі «ДП ІСС» в режимі он - лайн індивідуальні навчальні практикуми по роботі з КП «Д-3» на різні теми.
По закінченню он - лайн навчання працівники суду отримали сертифікати про проходження відповідного практикума.
Питання, які є важливими для організації роботи суду та забезпечення судочинства, обговорюються на оперативних нарадах судів. Зокрема, на оперативних нарадах заслуховуються доповіді за наслідками аналізу скасованих апеляційною та касаційною інстанцією судових рішень, аналіз судової практики щодо розгляду справ різних категорій, обговорюються довідки про вивчення дотримання строків розгляду справ, якість їх розгляду, звернення до виконання судових рішень, обговорюються інші питання планової та поточної діяльності судів. На цих нарадах також обговорюються проблемні питання і недоліки в роботі суду, працівників апарату суду та організації роботи суддів, визначаються шляхи подолання проблем та недопущення аналогічних ситуацій в подальшому. Проведення нарад протоколюється, а це дозволяє вести належний облік питань діяльності суду та фіксувати результати вже виконаних заходів.
В умовах, коли часто змінюється законодавство в Україні, вимоги до професійних знань працівників суду підвищуються. Ці обставини вимагають значно поліпшити рівень професійної підготовки не тільки суддівського корпусу, а й усіх працівників апарату суду.
Аналітична робота, проведена спеціалістами з судової статистики.
Протягом звітного періоду в судах проводилася робота по підвищенню рівня обліково-статистичної роботи.
Керівниками апарату суду періодично проводилися перевірки своєчасності та правильності введення даних в обліково-статистичні картки усіх категорій, якості роботи працівників відповідальних за їх ведення; стану виконання вироків суду, ухвалених у попередніх роках; якості роботи секретарів суду; направлення цивільних, адміністративних, та кримінальних справ до судів апеляційної та касаційної інстанцій.
Значна увага у звітному періоді приділялася аналізуванню причин порушення строків розгляду справ усіх категорій та причин зміни та скасування рішень по справах, які переглянуті вищестоящим судом.
Для покращення оперативності розгляду цивільних та кримінальних справ судами вживаються різні заходи: проводяться аналізи дотримання строків призначення, проведення попереднього розгляду та розгляду судових справ по суті; періодично аналізуються причини відкладення слухання цивільних та кримінальних справ (проваджень) та реагування на виявлені порушення.
Головні спеціалісти з ІТ постійно надають працівникам суду практичну допомогу в користуванні програмою «Д-3» та її оновленнями.
Багато уваги в судах приділяється аналітичній роботі - аналізується робота по складанню статистичних звітів, обговорюються проблеми та помилки, виявлені при формуванні та здачі звітів.
Згідно з планами роботи в судах проводяться аналізи та узагальнення щодо діяльності суду у здійсненні правосуддя. Проводяться узагальнення судової практики по розгляду різних категорій справ, складаються огляди статистичних даних та аналітичні таблиці, в яких дані порівнюються з попереднім звітним періодом, а також відображається динаміка зростання та зменшення надходження всіх категорій судових справ. Проведення аналітичних досліджень по конкретним проблемним питанням допомагає виробити певну практику вирішення цих питань, виявити негативні моменти, внести конкретні пропозиції і рекомендації по поліпшенню стану організації роботи в суді. За результатами узагальнень та аналізів проводяться оперативні наради з суддями та працівниками апарату суду, висвітлюються найбільш актуальні та проблемні питання, які спрямовані на надання практичної та методичної допомоги працівникам апарату суду, а саме працівникам, відповідальним за обліково – статистичну роботу суду. Результати підсумків роботи за звітний період оголошуються на загальних зборах працівників суду та розміщуються на офіційних веб-сайтах судів.
Для підвищення якості складання статистичних звітів на початку звітних періодів в більшості судів проводяться залікові заняття із працівниками суду, відповідальними за складання статистичних звітів зі знання нормативних документів.
Суддями перевіряється стан виконання вироків у розглянутих ними справах, складаються акти та приймаються заходи щодо своєчасного та повного виконання вироків суду.
Результати проведених перевірок обговорюються на нарадах з працівниками суду. Працівникам, які допускали помилки в своїй роботі, вказується на недопущення виявлених недоліків в майбутньому та на необхідність підвищувати рівень професійних знань та навичок.
Систематично здійснюється аналіз розгляду звернень громадян, звертається увага на причини надходження обґрунтованих скарг, це питання виноситься на обговорення зборів суддів.
Проведено аналіз стану роботи архіву суду, дотримання строків передачі справ і документів до архіву.
Двічі на рік керівники апарату перевіряють стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання, передавання.
На виконання вимог постанови КМУ «Про порядок ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» від 25.05.2006 року № 740 (із змінами і доповненнями) до ЄДРСР надсилаються копії судових рішень в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису.
Організація діловодства в судах в основному знаходиться на належному рівні.
В судах створені бібліотеки, розроблені правила користування бібліотекою суду. Відповідальними працівниками суду здійснюється систематизація законодавства та судової практики, облік та зберігання актів законодавства.
Номенклатури справ суду складаються з урахуванням строків зберігання, які передбачені Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року № 578/5.
Справи до архіву систематично передаються за затвердженим графіком. Передача справ здійснюється за описами та окремо по категоріям справ.
Організація роботи зі зверненнями громадян в судах здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», у веденні діловодства за зверненнями громадян працівники суду керуються Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (зі змінами).
Територіальним управлінням систематично вивчаються та аналізуються плани роботи місцевих загальних судів області.
У всіх судах запланована перевірка роботи канцелярії суду з різних питань (заповнення документів первинного обліку, правильності ведення журналів, звернення рішень до виконання, формування судових справ тощо).
Планується навчання працівників суду; темами занять є розгляд положень Інструкції з діловодства, норми законодавства, первинний облік справ, порядок передачі справ до архіву тощо.
Робота з організації обліково-статистичної роботи планується з урахуванням її стану в суді та якості поданих форм звітності. До плану включаються заходи по вивченню методичних рекомендацій та інструктивного матеріалу з питань обліково-статистичної роботи, звітів, а також надання практичної допомоги, проведення перевірок, тощо.
З працівниками апарату судів проводяться заняття згідно з окремо розробленими планами. На заняттях обговорюються різноманітні питання –вивчається процесуальне законодавство, Інструкція з діловодства, Закони України, обговорюються показники роботи суду та інше.
Відповідно до планів в судах багато уваги приділяється аналітиці – проводяться аналітичні дослідження з наступних питань: стану якості відправлення та здійснення правосуддя з визначенням динаміки у порівнянні з попереднім звітним періодом; якості заповнення карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи та вироки (постанови, ухвали) щодо яких набрали законної сили; помилок, допущених судом під час складання звітів; залишків судових справ, не розглянутих на початок звітного періоду та інше.
Також заплановано ведення роз’яснювальної роботи через ЗМІ або на зустрічах з громадськістю.
Комп’ютеризація в судах та територіальному управлінні
Станом на 01.01.2016 року загальні місцеві суди Сумської області забезпечені комп’ютерами у кількості 456 шт., з урахуванням 70 шт. морально застарілих, забезпечення становить 69,72% від потреби.
Загальна кількість принтерів станом на 01.01.2016 року складає 537 шт, копіювальних апаратів – 77 та багатофункціональних пристроїв - 16 одиниць.
В загальних місцевих судах в наявності 104 технічних засоби фіксації судового процесу. З урахуванням застарілих пристроїв забезпеченість судів складає 75,94 %, потреба – 32 засоби.
Станом на 01.01.2016 року в судах використовується 47 серверів. Всі загальні місцеві суди обладнані локальною мережею, що відповідає стандартам ANSI/EIA/TIA 568 B Cat. 5е.
Для проведення дистанційного судового провадження в режимі відеоконференцій використовується 28 систем відеоконференцзв’язку.
Відповідно до вимог діючого законодавства у судах функціонує автоматизована система документообігу суду. Працівникам апарату суду відповідно до їх функціональних обов’язків надано право доступу до автоматизованої системи документообігу.
Сектор організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області повністю забезпечено комп’ютерною технікою, встановлено всі необхідні програмно-технологічні засоби для обробки та формування звітів. Оновлення за програмою «Д-3» проводиться вчасно.
Приймання територіальним управлінням звітів про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами області
В судах постійно проводиться тестування усіх форм звітності з будуванням їх в автоматичному режимі, з постійним оновленням шаблонів з фтп-серверу розробника; на адресу ТУ ДСА в Сумській області в електронному варіанті надається інформація щодо автоматичної побудови звітності в КП "Д-3".
В цілому всі форми рахувалися вірно, але постійна наявність дрібних недоліків у шаблонах (та їх періодичне оновлення) та зміни у версіях призводила до зайвої роботи, перерахування показників та як наслідок - витрат додаткового часу, що не зовсім доречно, враховуючи навантаженість у звітний період.
Як наслідок, зробити обліково-статистичну звітність за 1 півріччя 2015 року в автоматичному режимі вдалося зробити на 98%.
Відповідно до затвердженого графіка місцевими загальними судами області за допомогою КП «Д-3» було вчасно сформовано річні звіти про стан здійснення правосуддя за 2014 рік та за І півріччя 2015 року за формами: №№1, 1-1,1-ОП, 1-1-ОП, 1-Л, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 6, 7, 8.
На даний час управлінням відповідно до затвердженого графіку приймаються та опрацьовуються статистичні звіти місцевих загальних судів за 2015 рік.
Стан роботи з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу
Робота з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу (провадження) ведеться у відповідності до вимог Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 №169.
Обов’язок по заповненню карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу покладено на секретарів суду канцелярії з кримінальних справ.
Картка формується одразу ж після винесення судового рішення стосовно осіб, щодо яких до суду на розгляд надійшли обвинувальні акти, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, про застосування примусових заходів медичного характеру або про застосування до неповнолітнього обвинуваченого примусових заходів виховного характеру, чи стосовно яких розпочате кримінальне провадження у формі приватного обвинувачення, а у разі направлення матеріалів кримінального провадження за підсудністю, картка на особу не заповнюється.
На кожну особу, стосовно якої розглядалися матеріали кримінального провадження, формується окрема картка.
Картки заповнюються в повному обсязі, всі пункти відповідають дійсності.
На виконання вимог п. 4.2 вищевказаної Інструкції суди щоквартально, до 10 числа місяця, наступного за звітним, надсилають інформацію про кількість сформованих карток (із зазначенням кількості карток, матеріали кримінальних проваджень яких надіслані до апеляційних судів) з накопичувальним підсумком за відповідний звітний період до територіального управління ДСА.
Місцевими загальними судами на підставі інформації по картках на особу автоматично формуються звіти за формами №№ 6-8.
_03_03.png)
