А Н А Л І З
стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Сумській області та місцевих загальних судах Сумської області за 2011 рік
Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України та на виконання плану роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області (далі – управління), сектором організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій (далі – сектор) проаналізовано стан обліково-статистичної роботи в управлінні та в місцевих загальних судах області за 2011 рік.
За джерела отримання інформації при проведенні даного аналізу було взято: плани роботи управління та місцевих загальних судів області, матеріали за результатами їх виконання (довідки, узагальнення), звітність судів та управління, аналізи стану обліково-статистичної роботи місцевих загальних судів, протоколи колегій та оперативних нарад управління, нормативно-правові акти, що регулюють питання обліку та реєстрації судових справ, а також Методичні рекомендації щодо проведення аналізу обліково-статистичної роботи територіальними управліннями Державної судової адміністрації та загальними судами.
Управлінням в 2011 році здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності судів з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу судів з основної діяльності.
Вивчення організації роботи суду
З метою належної організації діловодства в місцевих загальних судах, в тому числі ведення обліково-статистичної роботи, спеціалістами сектору в 2011 році відповідно до плану роботи управління проведено вивчення стану організації роботи з зазначених питань у Ковпаківському районному суді м. Суми, Ямпільському, Білопільському, Сумському районних судах, проведено контрольну перевірку організації роботи Зарічного районного суду м.Суми.
При вивченні стану організації роботи у судах приділялась увага питанням реєстрації справ і матеріалів, веденню судової статистики, планування роботи суду, підвищення кваліфікації працівників суду, складання та ведення номенклатурних справ, організації та контролю за веденням архівної справи суду, ведення аналітичної узагальнюючої роботи, виконання судових рішень, кодифікації законодавства.
В цілому реєстрація справ та матеріалів, що надходять до судів області, здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06 2006 зі змінами та доповненнями., Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів від 05.06.2006 зі змінами та доповненнями.
Однак, деякі помилки все ж мають місце. Найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку є:
- неналежне ведення реєстраційних журналів (відсутність підпису особи, яка отримала документ, дати отримання тощо);
- неналежне оформлення номенклатурних справ, судових справ (порушення хронології, відсутність довідкового листа);
- неповнота або неправильність заповнення пунктів обліково-статистичних карток, карток обліку сум шкоди, завданої злочином;
- несвоєчасне надіслання сторонам копії рішення суду по справі;
- невідповідність деяких показників, облікованих у звітах, фактичним даним.
В ході перевірок надавалась практична допомога за основними напрямками роботи судів.
Результати перевірок обговорювалися на місцях за участю голови суду, керівника апарату суду, суддів та працівників апарату суду, а також на оперативних нарадах управління. Довідки про результати таких перевірок надіслані головам судів для вивчення та обговорення, а також для усунення виявлених недоліків у встановлений територіальним управлінням термін.
Серед висновків та пропозицій територіального управління за результатами вивчення стану організації діяльності судів найчастіше зустрічаються рекомендації в частині посилення контролю за станом ведення обліково-статистичної роботи, первинного обліку справ та матеріалів, достовірним облікуванням показників у всіх формах звітності. Також рекомендується проводити додаткові тематичні навчання з працівниками апарату суду по вивченню Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності, Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, тощо; систематично перевіряти роботу секретарів судового засідання по дотриманню строків здачі справ до канцелярії, ведення журналів розгляду судових справ і матеріалів суддею та контрольних журналів судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді.
28 квітня 2011 року проведено засідання колегії територіального управління. В засіданні колегії брали участь голови судів та керівники апарату судів.
Окремим питанням розглядалось проведення вивчення організації діяльності роботи судів. Враховуючи рекомендації ДСА України та досвід роботи в цьому напрямку інших територіальних управлінь, вивчення організації діяльності судів буде проводитись більш детально. Головам судів та керівникам апарату судів надісланий примірний план перевірок до відома.
Начальником управління затверджений план-графік проведення вивчення стану організації діяльності місцевих судів Сумської області та надання методичної допомоги на перше півріччя 2012 року.
Кадрове забезпечення
Згідно з штатним розписом в секторі організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій ТУ ДСА України в Сумській області працює три спеціаліста, всі вони мають вищу юридичну освіту, двоє з них прийняті на роботу до управління в 2007 році, один – в 2010 році.
В місцевих загальних судах області не всі працівники апаратів судів, які займаються первинним обліком і складанням звітності про стан здійснення судами правосуддя, мають вищу юридичну освіту – це, звичайно, є суттєвим недоліком. Однак, слід зазначити, що ці працівники мають значний досвід роботи в судах, тривалий час працюють на різних посадах апарату суду.
Організація підвищення кваліфікації працівників
На виконання вимог Закону України «Про судоустрій та статус суддів» територіальним управлінням протягом 2011 року вживалися заходи щодо належного організаційного забезпечення діяльності судів області та підвищення професійно-кваліфікаційного рівня працівників апаратів судів.
27 травня 2011 року зі спеціалістами з інформаційних технологій місцевих загальних судів було проведено семінарське заняття з підвищення навичок при користуванні програмою «ДЗС».
В свою чергу, спеціалістами з інформаційних технологій в судах проводились практичні заняття з працівниками апарату суду, на яких детально розглядалась робота з КП «ДЗС».
26 серпня 2011 року проведено чергове засідання колегії управління. До порядку денного було включено питання своєчасності та якості подання звітів про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами Сумської області за 1 півріччя 2011 року. Прийнято рішення щодо проведення територіальним управлінням навчальних семінарів зі спеціалістами, які займаються веденням судової статистики в місцевих загальних судах: щорічно в червні, грудні та додатково – в разі змін в законодавстві.
Державною судовою адміністрацією України разом із Спільною програмою Європейського Союзу та Ради Європи «Прозорість та ефективність судової системи України» 31 жовтня – 1 листопада 2011 року проведено семінар на тему «Засади формування звітності засобами комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів».
Участь у семінарі взяв головний спеціаліст сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій Шаповал О.О.
06 грудня 2011 року проведено семінар з питань функціонування КП «ДЗС», на якому були присутні керівники апарату місцевих загальних судів Сумської області, головні спеціалісти з інформаційних технологій та спеціалісти з судової статистики місцевих загальних судів та апеляційного суду Сумської області. Також у семінарі взяв участь представник ДП «ІСС» Бабенко М.О. На семінарі обговорювались проблемні питання, які виникають при роботі в КП «ДЗС», а також формування звітності в цій програмі.
Протягом півріччя спеціалістами сектору надавалась консультативна допомога в телефонному режимі з питань, які стосуються ведення діловодства, архівної справи; роботи по зверненню громадян; складанню піврічних та річних форм звітності, форм звітності №№ 1-ОП, 1-Л, встановлення індексів для вірної реєстрації та обліку судових справ, заповненню обліково-інформаційних карток та карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та з інших питань обліково-статистичної роботи.
Крім того, з судами постійно велось листування з питань організації судової статистики: щодо своєчасного направлення до територіального управління карток на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, щодо здачі звітів та з інших питань. Надавались роз’яснення на запити судів з тих чи інших проблемних питань, які виникали при веденні обліково-статистичної роботи.
Аналітична робота, проведена спеціалістами з судової статистики.
Територіальним управлінням систематично вивчаються та аналізуються плани роботи місцевих загальних судів області.
У всіх судах запланована перевірка роботи канцелярії суду з різних питань (заповнення документів первинного обліку, правильності ведення журналів, формування судових справ тощо).
Планується навчання працівників суду; темами занять є розгляд положень Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, норми законодавства, первинний облік справ, порядок передачі справ до архіву тощо.
Робота з організації обліково-статистичної роботи планується з урахуванням її стану в суді та якості поданих форм звітності. До плану включаються заходи по вивченню методичних рекомендацій та інструктивного матеріалу з питань обліково-статистичної роботи, звітів, а також надання практичної допомоги, проведення перевірок, тощо. Окремими пунктами виділено роботу працівників апаратів судів з комп’ютерною програмою «Документообіг загальних судів».
Як позитивну практику необхідно відмітити проведення заліків серед працівників апарату Сумського районного суду щодо знання окремих положень законодавства. Для прийняття заліку розпорядженням керівника апарату суду створюється комісія. Заліки проводяться: у працівників апарату суду - по положенню про автоматизовану систему документообігу, на предмет знань вимог до змісту та розташування реквізитів документу; у помічників суддів - по процесуальним строкам відкриття провадження у справі, призначення та розгляду судових справ; у секретарів судового засідання - на знання Інструкції про порядок фіксування судового процесу технічними засобами; у секретарів суду - на знання нормативних документів по складанню статистичних звітів.
З працівниками апарату судів проводяться заняття згідно з окремо розробленими планами. На заняттях обговорюються різноманітні питання – вивчаються ЗУ «Про державну службу», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про судовий збір», «Про засади запобігання і протидії корупції», Інструкція з діловодства в місцевому загальному суді, процесуальне законодавство та інше.
Відповідно до планів в судах багато уваги приділяється аналітиці – проводяться аналітичні дослідження з наступних питань: стану якості відправлення та здійснення правосуддя з визначенням динаміки у порівнянні з аналогічним звітним періодом; якості заповнення суддями карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи та вироки (постанови, ухвали) щодо яких набрали законної сили; помилок, допущених судом під час складання звітів; залишків судових справ, не розглянутих на початок звітного періоду та інше.
Також заплановано ведення роз’яснювальної роботи через ЗМІ або на зустрічах з учнями .
Комп’ютеризація в судах та територіальному управлінні..
Станом на 01.01.2012 року місцеві загальні суди Сумської області забезпечені комп’ютерами у кількості 231 шт., з урахуванням 43 шт. морально застарілих (тобто комп’ютери, частота центрального процесору яких менша за 1000 MHz), відсоток забезпечення становить лише 33,97% від потреби. Залишається потреба в 449 комп’ютерах та заміні морально застарілих більш новими.
Загальна кількість принтерів станом на 01.01.2012 року складає 161 шт., копіювальних апаратів – 107 та багатофункціональних пристроїв – 30 одиниць. Протягом 2011 року судам було надано 77 принтерів, 44 копіювальні апарати, 8 багатофункціональних пристроїв.
Необхідність в засобах фіксації судового засідання складає 130 одиниць
Дані цифри говорять про те, що забезпеченість загальних місцевих судів Сумської області є недостатньою.
Частина техніки протягом часу підпадає під критерії морально застарілої та не підлягає ремонту в разі необхідності, тоді, як програми, які застосовуються при роботі в судах, потребують техніки з більш високими параметрами. Запровадження нового програмного забезпечення в загальних судах «Діловодство загального суду» потребує забезпеченості персональними комп’ютерами всіх етапів провадження діловодства.
Станом на 01.01.2011 року в судах використовується 20 серверів, що знаходяться на балансах судів, 21 поштовий сервер НР, що був наданий на всі суди ДП «Інформаційні судові системи» та 21 маршрутизатор Cisco 2811. На даний час локальна мережа, яка відповідає стандартам ANSI/EIA/TIA 568 B Cat.5e функціонує в вісімнадцяти судах Сумської області (окрім Роменського міськрайонного суду та Лебединського районного суду).
Протягом 2011 року ДП «ІСС» судам було надано п'ятнадцять 24-портових комутаторів. Для налагодження локальної мережі та комп’ютерної техніки всі головні спеціалісти з інформаційних технологій в 2011 році були забезпечені інструментом для обслуговування локальних мереж.
До мережі Інтернет підключені всі місцеві загальні суди Сумської області. Планується переведення Сумського районного суду, Зарічного районного м.Суми та Ковпаківського районного суду м.Суми на оптоволоконне підключення до мережі Інтернет.
Сектор організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області повністю забезпечено комп’ютерною технікою, встановлено всі необхідні програмно-технологічні засоби для обробки та формування звітів і карток. Оновлення за програмою «Документообіг загальних судів» проводиться вчасно.
Приймання територіальним управлінням звітів про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами області в 2011 році
Звіти про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами області за 2010 рік приймалися управлінням відповідно до затвердженого графіка в період з 04.01.2011 року по 13.01.2011 року.
Звіти судів за звітний період складались за допомогою підсистеми ведення інформації по судовій справі „Судова статистика”.
Звіти про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами області за перше півріччя 2011 року приймалися управлінням відповідно до затвердженого графіка в період з 01.07.2011 року по 11.07.2011 року.
Формування та перевірка звітів судів за звітний період виконувалось за допомогою комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів» (далі – «ДЗС»), яка, відповідно до вимог чинного законодавства, запроваджена в судах з початку 2011 року. Кожному працівнику апарату суду, згідно його функціональних обов’язків, було надано право доступу до автоматизованої системи документообігу «ДЗС».
Головною проблемою КП «ДЗС» в судах була складність її використання. Основний тягар роботи із системою лягав на всіх працівників апаратів судів (суддів, помічників, секретарів, консультантів, тощо).
Впродовж року до управління надходити листи від судів області, в яких піднімались проблемні питання щодо роботи КП «ДЗС». Управлінням зазначені питання узагальнювались та систематично направлялись до Державного підприємства «Інформаційні судові системи» та Державної судової адміністрації України.
На момент здачі піврічної звітності в судах значною кількістю функцій програми не вдалось скористатись.
При формуванні звітів в програмі «ДЗС» були виявлені недоліки самої програми, перелік яких був детально відображений в аналізі обліково-статистичної роботи управління за 1 півріччя 2011 року.
Не дивлячись на всі складнощі, звіти про стан здійснення правосуддя судами області було подано до ТУ ДСА своєчасно згідно з затвердженим графіком.
В звітах за 2010 рік та за перше півріччя 2011 року мали місце логічні та технічні помилки, допущені місцевими загальними судами, але всі вони усувалися в установлені територіальним управлінням строки, з дотриманням методичних рекомендацій та Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів.
Найбільш поширеними у звітах судів були такі помилки:
- форма № 1 «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку кримінального судочинства» - нерівняння показників форми з показниками форми № 1-ОП;
- № 1-Л «Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 209-1, 306 КК України - неправильне облікування показників в розділах 1 та 2;
- № 2-Ц «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку цивільного судочинства» - невірне облікування показників довідки до звіту;
- № 2-А «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку адміністративного судочинства» - неправильне відображення залишків на початок звітного періоду;
- № 3 «Звіт про розгляд судами справ про адміністративні правопорушення та щодо осіб, які притягнуті до адміністративної відповідальності» - невірно обліковано розмір заподіяної та відшкодованої матеріальної шкоди;
- № 4 «Звіт щодо звернення до виконання рішень судів у частині майнових стягнень» - невірне облікування виконавчих листів щодо конфіскації майна засуджених осіб; невірно обліковані показники; при складанні розділу 3 виконавцями деяких судів було невірно вибрано форму власності, якій завдано шкоду.
В картках на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, були допущені помилки при заповненні пункту «Заняття»; пункту 14 «Злочин вчинено»; пункту 19 «Призначене покарання».
Враховуючи вищевикладене, можна зробити висновок, що статистична звітність (форми звітності №№ 1, 1-Л, 1-ОП, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 5) за 2010 рік та за перше півріччя 2011 року місцевими загальними судами області була виконана на задовільному рівні.
На протязі звітного періоду територіальне управління та місцеві суди неодноразово зверталися до служби технічної підтримки ДП «ІСС», а також обмінювалися досвідом роботи в цьому напрямку на форумі працівників суду.
Звіти про стан здійснення правосуддя за 2011 рік від місцевих загальних судів Сумської області заплановано прийняти з 03.01.2012 до 15.01.2012 року.
Стан роботи з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу
Стан роботи з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, в першому півріччі 2011 року можна було визнати незадовільним, оскільки тільки 08.07.2011 року було випущено оновлення КП «ДЗС», яке передбачило можливість ручного експорту та імпорту кримінальних справ, скарг приватного обвинувачення разом з документами по справі, а так як саме це оновлення відбулося для більшості місцевих загальних судів Сумської області і територіального управління з великим технічними труднощами, застосування експорту-імпорту справ стало можливим лише після 14.07.2011 року. Це при тому, що до цього дня суди не мали можливості виконувати експорт кримінальних справ, скарг приватного обвинувачення разом з документами по справі (картками на осіб) як до територіального управління, так і до апеляційного суду області. А це означає, що апеляційні загальні суди України змогли лише в другій половині липня вносити показники апеляційного провадження до карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу за весь звітний період.
Треба відмітити, що більшість даних, які були заповнені в картках на особу, а це видно з паперового варіанту карток, які надсилались судами до територіального управління кожного місяця до 10 числа, після чергових оновлень «зникали». Тому працівникам судів доводилось регулярно після оновлень передивлятись картки на осіб в КП «ДЗС» та вносити поправки.
На даний час стан роботи з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, можна визнати задовільним: картки в другому півріччі 2011 року заповнювалися секретарями, консультантами, помічниками суддів або керівниками апарату судів майже одразу ж після винесення судового рішення; надсилались в паперовому вигляді до територіального управління кожного місяця до 10 числа.
Також треба звернути увагу на те, що негативно на стан обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах області в 2011 року впливав низький рівень забезпеченості судів комп’ютерною технікою, а також непрофесіоналізм та недосвідченість секретарів суду, призначених на цю посаду в 2011 році.
Пропозиції і рекомендації
З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної, аналітичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне рекомендувати:
I. Головам та керівникам апарату місцевих загальних судів Сумської області:
1. Довести до відома працівників судів перелік допущених під час складання статистичних звітів помилок, здійснити їх обговорення на оперативних нарадах.
2. Посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку, вчасності здачі секретарями судових засідань справ до канцелярії суду.
3. Звернути увагу на достовірність показників звітності про стан здійснення правосуддя.
4. Проводити додаткові заняття по вивченню Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 № 87).
5. Напередодні звітних періодів обов’язково проводити заняття по вивченню Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ, а також процесуального законодавства, знання якого суттєво впливає на якість підготовки звітів.
6. При плануванні основних напрямків діяльності суду приділити
увагу перевірці роботи канцелярії суду з питань обліково-статистичної роботи.
7. Вживати заходів дисциплінарного впливу до осіб, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної роботи.
II. Сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області:
1. Постійно аналізувати стан обліково-статистичної роботи в судах.
2. Напередодні звітних періодів проводити семінарські заняття зі спеціалістами, які займаються веденням судової статистики в місцевих загальних судах області.
3. Брати участь в семінарах, які проводяться Державною судовою адміністрацією України з питань обліково-статистичної роботи.
4. Враховувати в своїй роботі позитивний досвід інших територіальних управлінь України.
5. При вивченні в судах області організації роботи суду значну увагу приділяти веденню обліково-статистичної роботи.
_03_03.png)
